Linkedin
Facebook
Email
more
Warum sollten Sie das Outsourcing des Unternehmenssekretariats in Betracht ziehen, wenn Sie in Polen wirtschaftliche Tätigkeit ausüben? Gründung und Führung eines Unternehmens in unserem Land hängt mit der Notwendigkeit zusammen, verschiedene gesetzliche Verpflichtungen und Fristen einzuhalten. Es ist notwendig, Jahresabschlüsse und Lageberichte zu erstellen, festzustellen und einzureichen, Daten im Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer anzumelden und zu aktualisieren oder die Gesellschafterliste bzw. die Zustellungsadressen der gesetzlich festgelegten Personen zu aktualisieren. Aufgrund der Anzahl dieser Aufgaben können die Ausgaben für Unternehmensverwaltung sehr hoch sein.
Die Lösung für dieses Problem sind die unseren Mandanten angebotenen Sekretariatsdienste, die unter anderem die Überprüfung der Einhaltung ausgewählter Verpflichtungen bei Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit sowie unsere Unterstützung bei ihrer laufenden Überwachung und Erfüllung umfassen.
Erbringung der Sekretariatsdienste durch Bereitstellung einer Domiziladresse für eine Handelsgesellschaft oder eine Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft in Polen
Das Gesetz schreibt vor, dass alle Handelsgesellschaften und Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften die offizielle Geschäftsadresse in Polen (z. B. beim Finanzamt und im Landesgerichtsregister) angeben müssen. Mandanten, die Personal-, Buchhaltungs- oder Steuerberatung sleistungen der RSM Poland bei ihrer laufenden Tätigkeit in Anspruch nehmen, wird die Verwendung der Domiziladressen für ihre Handelsgesellschaften an den Standorten Warszawa, Poznań, Katowice, Szczecin angeboten.
Unterstützung der Organe eines multinationalen Unternehmens durch die Bereitstellung der Zustellungsadresse für einen Vertreter in Polen
Eine der Verpflichtungen der Handelsgesellschaften in Polen ist die Notwendigkeit, Informationen über Zustellungsadressen an das Landesgerichtsregister zu übermitteln – dies gilt für Personen, die die Gesellschaft vertreten, und Mitglieder von Leitungsorganen oder Personen, die zur Bestellung der Geschäftsführer befugt sind. Diese Personen müssen über eine Zustellungsadresse in der Europäischen Union verfügen, und RSM Poland ermöglicht es im Rahmen der Erbringung von Sekretariatsdiensten, dieser Verpflichtung nachzukommen.
Rechtsdienstleistungen für Feststellung und Einreichung von Jahresabschlüssen
Es ist regelmäßig wiederkehrende Verpflichtung der Handelsgesellschaften in Polen, die Jahresabschlüsse festzustellen und bei den zuständigen Behörden einzureichen. Bei der Bearbeitung von gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten unterstützen wir unsere Mandanten umfassend auch in diesem Bereich. Wir erstellen die erforderlichen Protokolle der Gesellschafterversammlungen über Feststellung des Jahresabschlusses (insbesondere die Protokolle der ordentlichen Gesellschafterversammlungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung) und reichen den Jahresabschluss zusammen mit anderen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen an die Ablage für Finanzunterlagen ein.
Verwaltungsdienste zur Erlangung und Erneuerung von qualifizierten elektronischen Signaturen
Die in Polen vergebene qualifizierte elektronische Signatur erleichtert dem jeweiligen Unternehmer die alltägliche Unternehmensführung. Sie entspricht einer handschriftlichen Unterschrift und ist besonders nützlich für Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder einer polnischen Gesellschaft. Es ermöglicht ihnen unter anderem, Unternehmensunterlagen, die beim Landesgerichtsregister eingereicht werden, sowie Jahresabschlüsse und Lageberichte des Unternehmens zu unterzeichnen. Um das Funktionieren des Unternehmens und seiner Leitungsorgane zu verbessern, unterstützen wir unsere Mandanten bei der Erlangung und Erneuerung qualifizierter elektronischer Signaturen, die häufig zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Ausübung der Geschäftstätigkeit in Polen erforderlich sind.
Rechtliche Unterstützung bei der Erlangung einer PESEL-Nummer und ihrer Eintragung in das Landesgerichtsregister
Die persönliche Identifikationsnummer PESEL wird an natürliche Personen vergeben und sie kann für die Führung eines Unternehmens in Polen nützlich sein. Es erleichtert die Erneuerung einer elektronischen Signatur (sofern eine elektronische Signatur damit verknüpft ist) und ist auch für die Einreichung des Jahresabschlusses des Unternehmens nützlich. Die PESEL-Nummern von Geschäftsführern/Vorstandsmitgliedern, Prokuristen oder Gesellschaftern einer Handelsgesellschaft sind ebenfalls in das Landesgerichtsregister einzutragen. Zu unseren zusätzlichen Sekretariatsdiensten gehört daher auch die umfassende Unterstützung der Mandanten bei der Erlangung einer PESEL-Nummer und deren anschließender Eintragung in das Landesgerichtsregister.
Unternehmensleistungen einschließlich Anmeldung und Aktualisierung der Daten beim Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer
Nach den handelsrechtlichen Vorschriften sind Handelsgesellschaften in Polen verpflichtet, die Daten der Gesellschaft und Angaben über ihre wirtschaftlichen Eigentümer beim Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer zu melden und zu aktualisieren. Die Anmeldungen müssen von vertretungsberechtigten Personen des Unternehmens vorgenommen werden, aber die Sekretariatsdienste des RSM Poland Teams berücksichtigen die Unterstützung der Mandanten bei ihrer ordnungsgemäßen Erstellung.
Sprechen Sie uns an und informieren Sie sich über das gesamte Spektrum der Sekretariats- und Rechtsdienstleistungen der RSM Poland
Das Rechtsteam der RSM Poland unterstützt ihre Mandanten bei der Erfüllung der wichtigsten Unternehmenspflichten und – sowie bei der Erbringung anderer Dienstleistungen – tut alles, um die Arbeit der Leitungsorgane von Unternehmen so weit wie möglich zu erleichtern und ihnen bei der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen zu helfen. Deswegen versenden wir Unterlagen elektronisch und auf Wunsch des Mandanten erstellen wir sie auch zweisprachig. Wir überwachen auch laufend den Status jedes Antrags, informieren den Mandanten über den Fortgang des Verfahrens und bieten (falls erforderlich) die Unterstützung von Rechtsanwälten, Steuerberatern und Experten im Bereich Buchhaltung und HR&Payroll.
Sprechen Sie uns an!
Füllen Sie das Formular aus und einer unserer Experten wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.
Frequently asked questions related to corporate secretariat
How do I check my company KRS in Poland?
You can do it free of charge online. If you would like to check a company in the National Court Register, enter the website of the Ministry of Justice, select the ‘Krajowy Rejestr Sądowy’ tab, and choose the ‘Wyszukaj podmiot’ (Search an entity) option. Next, tick the register which you want to search through (in this case the register of entrepreneurs, ‘Przedsiębiorcy’) and enter at least one of the following data: name of the company (‘Nazwa’), KRS, NIP or REGON number and click on the ‘Wyszukaj’ (Search) option.
How to change a legal address for a company in Poland?
In the case of a limited liability company, which is a common type of business in Poland, if the city or town of the company’s registered office does not change, it is normally sufficient to pass a regular resolution in written form.
However, if a city or town of the company’s registered office changes, such a change requires a resolution on the amendment of the company’s articles of association adopted at a general meeting. Such a resolution must be adopted by a two-thirds majority vote, unless stricter conditions are provided for in the articles of association, and minutes from the meeting must be taken by a notary. In addition, a consolidated text of the articles of association must be drawn up.
In each case, it is necessary to enter the change into the National Court Register.
How do I get a qualified electronic signature in Poland?
You can obtain a qualified signature from one of the certified providers who are on the list of qualified service provider available on the website of the National Certification Centre.
Why do you need to obtain PESEL number when doing businesses in Poland?
Foreigners are not required to hold a PESEL number. Nevertheless, it may significantly improve doing business in Poland.
Above all, PESEL is necessary to obtain a trusted profile or to submit financial reports to the Financial Documents Repository without support of a professional lawyer. Importantly, a foreigner may receive a PESEL number also if he or she is not a permanent resident of Poland.
What are the annual reporting deadlines in Poland?
In the case of a limited liability company, which is a common type of business in Poland, one of the most important obligations is to submit a financial report to the Financial Documents Repository.
The financial report together with other necessary documents must be submitted within 15 days of its approval. If the fiscal year is the same as the calendar year, which is the most common case, the financial report must be approved by 30 June and submitted by 15 July of the following year.