Umsetzung des KSeF – die neuesten Informationen aus dem polnischen Finanzministerium

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Wann plant das polnische Finanzministerium, den Termin für die Umsetzung des obligatorischen KSeF anzukündigen?
• Welche Erleichterungen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen können die Unternehmer in der so genannten Übergangszeit in Anspruch nehmen?
• Sind die vom polnischen Finanzministerium vorgeschlagenen Änderungen am KSeF für die Unternehmen vorteilhaft?

Nachdem das Finanzministerium am 19.01.2024 das Datum des Inkrafttretens der Verpflichtung zur Nutzung des Landesweiten e-Rechnungssystems (KSeF) verschoben hatte, begann die Regierung die Arbeiten an Änderungsentwürfen in Absprache mit den Unternehmern. Welche Änderungen der Vorschriften sind nach diesen Gesprächen zu erwarten und wann wird die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen in Polen endlich in Kraft treten? Im Folgenden finden Sie den aktuellen Stand der Gesetzgebungsarbeiten und die voraussichtliche Richtung der KseF-Änderungen.

Wann erfahren wir das Datum des Inkrafttretens des obligatorischen KseF?

Zur Erinnerung: KseF ist ein polnisches teleinformatisches System, dessen Hauptaufgabe darin besteht, den Prozess der Ausstellung und des Empfangs elektronischer Rechnungen zu zentralisieren, was unter anderem zu einer Automatisierung des Prozesses und einer leichteren Kontrolle über die von den Unternehmern ausgestellten Dokumente führen soll. 

Das System sollte ab Juli 2024 für die meisten Steuerpflichtigen obligatorisch werden. Am Anfang des Jahres teilte das Finanzministerium jedoch unerwartet mit, dass kritische Fehler entdeckt worden seien und die Einführung des KSeF verschoben worden sei.

Leider wurden bisher noch keine endgültigen Termine für die Umsetzung des obligatorischen KSeF festgelegt. Das Ministerium hat mitgeteilt, dass die Termine Ende April/ Anfang Mai bekannt gegeben werden. Bisherige Ankündigungen des Ministeriums deuten darauf hin, dass das System im Jahr 2025 für alle Steuerpflichtigen verpflichtend sein wird. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass das Landesweite e-Rechnungssystem bereits im Januar des kommenden Jahres einsatzbereit sein wird.  

Welche Änderungen am KSeF sieht der neue Entwurf des Finanzministeriums vor?

Man kann beurteilen, dass die vom Finanzministerium vorgeschlagenen Änderungen den Bedürfnissen der Unternehmer gerecht werden und das KSeF liberalisieren. 

Was genau ändert sich?

• Während der so genannten Übergangszeit erlauben die Vorschriften die Ausstellung der Rechnungen im "Notmodus". Die Buchhalter müssen so erstellte Belege spätestens am nächsten Arbeitstag in das System eingeben.
• Während des Übergangszeitraums dürfen "digital ausgeschlossene" Steuerpflichtige Rechnungen in Papierform ausstellen, sofern der Wert einer einzelnen Rechnung 450 PLN und der Gesamtwert aller in einem bestimmten Monat ausgestellten Rechnungen 10 000 PLN nicht überschritten werden.
• Es wird die Möglichkeit geben, Verbraucherrechnungen im KSeF auszustellen – wobei der Unternehmer, der eine solche Rechnung ausstellt, dem Verbraucher den Zugang zu dieser Rechnung im System ermöglichen muss.
• Das Problem des Hinzufügens der Anhänge zu elektronischen Rechnungen wird (teilweise) gelöst – das System soll das Hinzufügen der Anhänge zu Rechnungen für Versorgungs- und Telekommunikationsdienste ermöglichen.
• Strafen für die Nichteinhaltung der KSeF-Verpflichtungen werden aufgeschoben.
• Der Verzicht auf die Möglichkeit, Rechnungen über Registrierkassen zu erstellen, wird ebenfalls zeitlich verschoben.

Wie man sieht, wurden die meisten der wichtigsten Anmerkungen der Unternehmen berücksichtigt. Natürlich gibt es noch Bereiche, in denen das Finanzministerium noch mehr auf die Forderungen der Steuerpflichtigen eingehen könnte (z. B. die Möglichkeit, Anhänge zu jeder Art der Rechnungen zu versenden). Dennoch stimmt uns die allgemeine Richtung der Änderungen optimistisch.  

Es ist erwähnenswert, dass auch im Bereich der Einkommensteuer Änderungen geplant sind, um die ordnungsgemäße Bearbeitung der Rechnungen über KSeF weiter zu sichern.

Nach den vorgeschlagenen Änderungen können die Steuerpflichtigen die durch Rechnungen belegten Kosten nicht als abzugsfähige Betriebsausgaben anerkennen, wenn eine solche Rechnung nicht im KSeF ausgestellt wurde (obwohl sie obligatorisch war) und nicht die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Käufers enthält.

Wie kann RSM Poland den Nutzern des KSeF bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung unterstützen?

Die Steuerpflichtigen sollten trotz der Verschiebung des obligatorischen Inkrafttretens des KSeF die Arbeit an der Einführung dieses Systems in ihren Unternehmen nicht aufgeben. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Umsetzung der Maßnahmen und Verfahren für die Ausstellung elektronischer Rechnungen, insbesondere im Falle ausländischer Unternehmen, ein komplexer Prozess ist, der über reine Steueraspekte hinausgeht. Wir empfehlen Ihnen, die Unterstützung der RSM-Experten in Anspruch zu nehmen, die Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen auf die neuen Vorschriften vorzubereiten und alle Fragen im Zusammenhang mit der Umsetzung des KSeF zu beantworten. 

Im Rahmen unserer Buchhaltungs-, Rechts- und IT-Dienstleistungen:

• bieten wir ein vollständiges Outsourcing der Buchhaltung und die Buchhaltungsaufsicht an;
• führen wir die Konfiguration und Optimierung des Oracle-Buchhaltungssystems durch – im Hinblick auf die Erwartungen des Unternehmens und die Einhaltung der polnischen Vorschriften;
• überprüfen wir Ihre qualifizierten Signaturen und vertrauenswürdigen Profile;
• unterstützen wir Sie bei der Ermächtigung der Personen, die für den Versand und Empfang der elektronischen Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen zuständig sein werden, zur Nutzung des KSeF;
• fördern wir Sie bei der Erlangung einer elektronischen Signatur oder eines elektronischen Siegels;
• analysieren und beraten wir bei der Gestaltung der Bedingungen für die Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner im Hinblick auf die KSeF-Verpflichtungen und -Verfahren (z. B. Anpassung der Verträge mit Geschäftspartnern, allgemeine Vertragsbedingungen, Verkauf usw.);
• erstellen wir eine interne Dokumentation (Regelungen und Verfahren), einschließlich der Personalakten, die an die neuen Vorschriften im Zusammenhang mit dem KSeF angepasst werden (z. B. Vorgaben bzgl. der Rechnungsstellung und deren Korrekturen, Erstellung zusätzlicher Informationen, Umgang mit Notfällen usw.);
• identifizieren wir die Risiken in Bezug auf die Einhaltung der sich aus dem Gesetz zur Bekämpfung übermäßiger Verzögerungen im Geschäftsverkehr ergebenden Verpflichtungen der Unternehmer und die Durchführung der Verfahren durch das Amt für den Schutz des Wettbewerbs im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des KSeF (u.a. helfen wir bei der Bestimmung der Größe des Unternehmers, weisen auf die Rechte des Gläubigers und die Pflichten des Schuldners in Bezug auf die Zahlungsfristen hin, usw.)

Wenn Sie Probleme mit den Steuerbehörden vermeiden möchten, wenden Sie sich an unsere Experten und erfahren Sie, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können.