Vertraulichkeitsvereinbarung NDA – Formalität oder nützliches Instrument?

• Was ist eine NDA und was sichert sie?
• Warum unterzeichnet man eine NDA?
• Lohnt es sich, eine NDA zu verwenden und was sollte darin enthalten sein?

Davon lesen Sie in diesem Beitrag.

Non disclosure agreement – abgekürzt NDA – ist nichts anderes als eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Es ist ein Standard-Dokument, das derzeit häufig von kooperierenden Unternehmern verwendet wird. Das Aufschreiben der Bedingungen einer Vereinbarung, mit der den Parteien eine Geheimhaltungsverpflichtung auferlegt und die Vertraulichkeit von Informationen geschützt wird, wird jedoch oft als „notwendiges Übel” zum Hauptvertrag behandelt: nur ein weiteres Dokument, das unterzeichnet werden muss. Ist das ein richtiger Ansatz? Schauen wir es uns gemeinsam an.

Was ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)?

NDA ist eine Vereinbarung, in der der Umfang vertraulicher Informationen, die Standards für den Schutz dieser sensiblen Daten und Sanktionen für Verstöße gegen die Vertraulichkeit festgelegt werden.

NDA regelt die Grundsätze für den Umgang mit vertraulichen Informationen eines bestimmten Unternehmers und verpflichtet die Vertragspartei, diese Daten vertraulich zu behandeln. In der Regel wird eine Vereinbarung zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen in der Phase der Verhandlungen über die zukünftige Zusammenarbeit geschlossen, aber es gibt keine formalen Hindernisse für ihren Abschluss erst nach Unterzeichnung eines bereits ausgehandelten Vertrags oder sogar während der Zusammenarbeit.

Eine NDA wird meistens im Zusammenhang mit der Handelskooperation zwischen Unternehmen, aber auch bei der Erbringung von Prüfungsleistungen oder Durchführung von Due Diligence abgeschlossen. Der Abschluss einer NDA ist immer häufiger nicht nur ein Instrument zum Schutz kooperierender Teilnehmer im Geschäftsverkehr, sondern sogar eine notwendige Voraussetzung für die Aufnahme einer Zusammenarbeit.

Warum wird eine Vertraulichkeitsvereinbarung abgeschlossen?

Warum sollten Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung schließen? Die Antwort scheint einfach zu sein: um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen. Denken wir also darüber nach, was „Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse” eigentlich sind. Dieser Begriff wurde im Gesetz zur Bekämpfung des unlauteren Wettbewerbs (GBl. 2022 Pos. 1233) wie folgt definiert: 

(…) Unter Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sind technische, technologische, organisatorische Informationen eines Unternehmens oder andere Informationen von wirtschaftlichem Wert zu verstehen, die als Ganzes oder in einer bestimmten Kombination und Gesamtheit ihrer Elemente den Personen, die üblicherweise mit dieser Art von Informationen zu tun haben, nicht allgemein bekannt sind oder für diese Personen nicht leicht zugänglich sind, sofern die zur Nutzung oder Verfügung über die Informationen befugte Person die Maßnahmen zur Wahrung ihrer Vertraulichkeit mit gebotener Sorgfalt ergriffen hat.

Wie Sie oben sehen können, ist die Definition von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen recht allgemein. Daher ist es in der Praxis eher nur ein Ausgangspunkt für das, was die Vertragsparteien einer NDA als solche Geheimnisse betrachten. In vielen Fällen wird diese Definition daher erweitert und an die individuellen Bedürfnisse der Parteien einer bestimmten NDA angepasst. Darüber hinaus ergibt sich aus der gesetzlichen Definition, dass damit etwas als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Gesetzes zur Bekämpfung des unlauteren Wettbewerbs angesehen wird, muss ein bestimmtes Unternehmen Maßnahmen zu ihrem Schutz ergreifen. Eine der Manifestationen solcher Maßnahmen ist der Abschluss einer entsprechenden NDA.

Erstens beweist der Abschluss einer solchen Vereinbarung an sich, dass die Maßnahmen zum Schutz der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ergriffen wurden, wodurch die von der Vereinbarung erfassten Informationen auch unter den allgemeinen Rechtsschutz nach dem oben genannten Gesetz zur Bekämpfung des unlauteren Wettbewerbs fallen.

Zweitens ermöglicht der Abschluss einer NDA den Parteien, die Schutzbereiche bestimmter Informationen, die Dauer der Bindung an die Vertraulichkeitsverpflichtung oder die Haftungsgrundsätze bei Verstößen festzulegen, was die Garantie für einen echten Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen erheblich erhöht. Die Klärung solcher Fragen im Dokument hilft Unternehmen nicht nur, die Vertraulichkeitskonflikte zu vermeiden, sondern auch erleichtert die Lösung bereits aufgetretener Konflikte.

Was sollte in einer NDA enthalten sein?

• Genaue Bestimmung von vertraulichen Informationen und Angabe, was das Unternehmen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse betrachtet.
  Wie ich bereits erwähnt habe, legt der polnische Gesetzgeber zwar einen bestimmten Rahmen dafür fest, was als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse anzusehen ist, aber diese Definition erweist sich oft als nicht genug genau, um ohne Klärung in eine NDA aufgenommen zu werden. Daher müssen Sie beim Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung zunächst genau bestimmen, was die Parteien als vertrauliche Informationen betrachten. Beispielsweise können die Parteien technologische Informationen, Finanzinformationen, Informationen über ihre Kunden, Informationen über die Höhe der Vergütung für ihre Dienstleistungen oder Informationen über technische Sicherheitsmaßnahmen, die zum Schutz ihres Unternehmens eingesetzt werden, als vertrauliche Informationen betrachten.
   
• Angabe, was man mit den vertraulichen Informationen tun kann und was nicht.  
  Es reicht nicht aus, einfach nur zu klären, was vertraglich geschützte Informationen sind. Die Parteien sollten die Grenzen und zulässigen Zwecke der Verwendung von vertraulichen Daten festlegen. Diese variieren natürlich je nach den Geschäftsanforderungen, für die eine NDA abgeschlossen wird. So sollten beispielsweise die Zwecke und Grenzen der vertraulichen Informationen bei Handelsverhandlungen anders definiert werden als bei Durchführung einer Due Diligence des jeweiligen Unternehmens.
   
• Vertragsdauer
  In der Praxis wird die Dauer einer NDA und Vertraulichkeitsverpflichtung mindestens so lange festgelegt, wie die Geschäftsbeziehung, in deren Rahmen die Vereinbarung geschlossen wird – d. h. mindestens so lange, wie lange die Verhandlungen oder die Erbringung von Dienstleistungen zwischen den Parteien dauern sollen. Natürlich ist die Zeit, für die eine NDA abgeschlossen wird, in der Regel länger und es wird allgemein empfohlen, dass es eine ausreichend lange bestimmte Zeit ist. Bei einer unbestimmten Zeit lohnt es sich, darauf zu achten, eine ausreichend lange Kündigungsfrist für den Vertrag festzulegen.
   
• Weitere wichtige Bestimmungen, wie z. B. Vertragsstrafe
  Was ist bei der Erstellung einer NDA noch zu beachten? Es geht grundsätzlich darum, andere Fragen im Zusammenhang mit dem Schutz vertraulicher Informationen zu klären, die aufgrund der Beziehung zwischen den Unternehmen für wichtig gehalten werden. Es kann sich in diesem Fall um folgende Fragen handeln:
  • Sicherheitsmethoden und Standards zum Schutz vertraulicher Informationen (z. B. Verschlüsselung, Kennzeichnung als vertraulich),
  • Personen, denen die Weitergabe vertraulicher Informationen gestattet ist (z. B. nur bestimmte Personen, die eine Leistung erbringen, in deren Anwesenheit vertrauliche Informationen der anderen Partei anvertraut werden),
  • Verfahren für den Umgang mit vertraulichen Informationen nach Ablauf des Vertrags (z. B. eine spezifische Art ihrer Rücksendung, Vernichtung),
  • Vertragsstrafen aufgrund der Verstöße gegen NDA;
  • vertragliche Haftung.
     

Diese Elemente sind meistens in einer NDA enthalten. Einzelne Themen können auf verschiedene Weise in eine NDA aufgenommen werden und je nach individuellen Bedürfnissen erweitert werden, die sich aus der spezifischen Beziehung ergeben, die von der NDA begleitet werden soll.

Was sollten Sie in einer Vertraulichkeitsvereinbarung vermeiden?

Da wir bereits wissen, was in eine NDA aufgenommen werden soll, sollte auch angegeben werden, was bei ihrer Formulierung zu vermeiden ist. Man sollte z.B. Folgendes vermeiden:

• Übermäßige Allgemeinheit der Definitionen
  Eine gute NDA soll den Parteien helfen, zusammenzuarbeiten, und nicht diese Zusammenarbeit verhindern. Übermäßige Allgemeinheit führt oft dazu, dass die Partei nicht weiß, welche Maßnahmen (und mit welchen Informationen) sie ergreifen kann und welche nicht. Dies kann wiederum dazu führen, dass die Partei einfach nicht sicher ist, wie sie die Zusammenarbeit oder die Verhandlungen durchführen soll und kann. Eine zu breite oder zu allgemeine Definition vertraulicher Informationen kann daher die Effektivität der Zusammenarbeit verringern oder das gegenseitige Vertrauen zwischen den Parteien untergraben – und doch ist der Zweck einer solchen Vereinbarung genau das Gegenteil.
   
• Nichtanpassung einer NDA an Hauptvertrag
  Die Tatsache, dass Geschäftspartner Musterverträge im Geschäftsverkehr verwenden, ist offensichtlich und nichts Schlechtes. Die individuelle Beziehung zwischen den Geschäftspartnern erfordert jedoch in der Regel nicht nur einen individuellen Hauptvertrag zwischen ihnen, sondern auch die Anpassung der NDA daran. Die Verwendung von Bestimmungen, die für die gegebenen Umstände unangemessen sind, führt in den meisten Fällen zu einem unwirksamen Schutz vertraulicher Informationen oder zumindest zu seiner Schwächung.
   
• Formulierung einseitiger Bestimmungen
  Es ist daran zu erinnern, dass der Zweck einer NDA darin besteht, vertrauliche Daten zu sichern, die im Rahmen der Zusammenarbeit der Parteien aufgrund des Hauptvertrags (oder im Rahmen von Verhandlungen) ausgetauscht werden, und eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Parteien zu ermöglichen. Die Erwartung eines übermäßigen Schutzes durch die Partei, die die Informationen bereitstellt oder eine übermäßige Senkung des Schutzstandards durch die Gegenpartei ist für die Parteien nicht zufriedenstellend und kann ein Hindernis für die Entwicklung ihrer Geschäftsbeziehung darstellen. Aus diesem Grund lohnt es sich, bei Formulierung einer NDA die Bereiche zu berücksichtigen, die Aufmerksamkeit erfordern, und sie dann richtig zu definieren und zu sichern. Effektiv, aber auf eine für beide Parteien akzeptable Weise.

Lohnt es sich, eine NDA zu verwenden?

Ich glaube, dass man diese Frage definitiv mit JA beantworten kann. Warum? Durch die Unterzeichnung einer solchen Vereinbarung:

• kann ein Unternehmen einem anderen Unternehmen Informationen auf eine sichere Weise und zu klaren Bedingungen anvertrauen;
• können Unternehmen mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten (NDA wird zum Standard, die Zurückhaltung bei der Verwendung und Unterzeichnung einer solchen Vereinbarung kann einem Unternehmen potenzielle Kooperationskanäle schließen);
• kann ein Unternehmen den Beginn der potenziellen Zusammenarbeit durch einen schnelleren Zugriff auf die Ressourcen der anderen Partei erheblich beschleunigen;
• sind wir als Unternehmer vor unlauterem Wettbewerb wirksamer geschützt.

Natürlich kann es Gegenstimmen geben, die sagen, dass die Durchsetzung einer solchen Vereinbarung (insbesondere der Nachweis von Verstößen) schwierig ist und die Vereinbarung selbst aus formalen Gründen geschlossen wird. Wir sollten uns jedoch daran erinnern, dass eine ordnungsgemäß verfasste NDA eine echte Stärkung des Schutzes spezieller, sensibler Informationen im Zusammenhang mit der Führung eines Unternehmens garantiert, wie z. B. Know-how, Kundenstamm, Bewertungsregeln oder Unternehmensverfahren. Aus diesem Grund lohnt es sich nicht, darauf zu verzichten, und wenn Sie eine Partei sind, der solche Informationen zur Verfügung gestellt werden, beurteilen Sie entsprechend die Bestimmungen, die Sie akzeptieren möchten.

Wenn Sie Beratung zu einer NDA, Unterstützung bei ihrer Ausarbeitung oder Verhandlung ihrer Bestimmungen benötigen, wenden Sie sich an unser Team erfahrener Spezialisten.