Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland in der Praxis: Besteuerung, Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge, Arbeitsrecht und administrative Verpflichtungen

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Worauf sollte ein Arbeitgeber bei der Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland achten?
• Wie ist eine Auslandsgeschäftsreise abzurechnen und welche steuerlichen Folgen hat sie?
• Wie wirkt sich die Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland auf die Art und Weise der Abrechnung der Sozialversicherung aus?

Ein Arbeitgeber mit Sitz oder fester Niederlassung in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz (die in diesen Geltungsbereich fallenden Länder werden im Folgenden zur Vereinfachung als „Mitgliedstaaten” bezeichnet) kann im Rahmen der Entsendung seinen Arbeitnehmer anweisen, im Rahmen der Leistungserbringung vorübergehend eine Arbeit in einem anderen Mitgliedstaat zu verrichten.

Im Zeitalter der globalen Mobilität von Arbeitnehmern wird ihre Entsendung zu einem gängigen Thema unter Arbeitgebern. In diesem Beitrag beschreiben wir, welche Schritte unternommen werden sollten, um die Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen Mitgliedstaat ordnungsgemäß durchzuführen.

Schritt 1: Festlegung der Entsendungsdauer. Wie unterscheidet sich eine langfristige Entsendung von einer kurzfristigen Entsendung?

Es gibt zwei grundlegende Zeiträume der Endsendung eines Arbeitnehmers:

• bis zu 12 Monate – kurzfristige Entsendung;
• länger als 12 Monate – langfristige Entsendung;

Die Anforderungen an die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des entsandten Arbeitnehmers hängen davon ab, ob es sich um eine kurzfristige oder langfristige Entsendung handelt.

Im Falle einer Entsendung bis 12 Monate ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bestimmte Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen, die im Aufnahmemitgliedsstaat gelten, sicherzustellen. Wird der Arbeitnehmer jedoch für einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten entsandt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem entsandten Arbeitnehmer nicht nur einen Teil, sondern fast alle im Aufnahmemitgliedsstaat geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu gewährleisten.

Gleichzeitig sehen die EU-Vorschriften die Möglichkeit vor, die kurzfristige Entsendung auf 18 Monate zu verlängern, wobei die für kurzfristige Beschäftigung geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen beibehalten werden.

Die Verlängerung des Entsendungszeitraums erfolgt durch die sog. mit einer Begründung versehene Mitteilung, die bei der zuständigen Behörde des Aufnahmemitgliedsstaates des Arbeitnehmers vorzulegen ist.

Schritt 2: Prüfung der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Verpflichtungen durch den Arbeitgeber

Ein Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer für einen Zeitraum von maximal 12 Monaten in einen anderen Mitgliedstaat entsendet, ist verpflichtet, ihm die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu gewährleisten, die nicht ungünstiger sind als diejenigen, die sich aus den im Aufnahmemitgliedsstaat geltenden Vorschriften ergeben. Insbesondere geht es darum, die Anforderungen an:

• Arbeitszeit und Jahresarbeitszeit,
• tägliche und wöchentliche Ruhezeiten, 
• Jahresurlaubsanspruch,
• Arbeitsentgelt,
• Arbeitssicherheit und -hygiene,
• Schutz der Arbeitnehmerinnen während der Schwangerschaft und des Mutterschaftsurlaubs,
• Gleichbehandlungsgrundsatz und Diskriminierungsverbot in Beschäftigung,
• Deckung der Kosten für Geschäftsreisen

zu erfüllen.

Im Falle einer langfristigen Entsendung ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem entsandten Arbeitnehmer alle Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen so zu gewährleisten, dass sie nicht ungünstiger sind als die im Aufnahmemitgliedsstaat geltenden – mit Ausnahme der Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung eines Arbeitsvertrags, das Wettbewerbsverbot und Mitarbeiter-Kapitalprogramme.

Schritt 3: Prüfung der Steuerpflichten im Falle der Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland

Die Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland erfordert eine Analyse ihrer steuerlichen Folgen.

Es wird wichtig sein, die Änderung der steuerlichen Ansässigkeit des Steuerpflichtigen, die Verpflichtung zur Zahlung von Einkommensteuervorauszahlungen für den Arbeitnehmer und die Art und Weise ihrer Abwicklung, die Verpflichtung, den Arbeitgeber als Zahler von Einkommensteuervorauszahlungen zu registrieren sowie das Risiko für Begründung einer Betriebsstätte (permanent establishment) des Arbeitgebers im Aufnahmemitgliedstaat (und damit die Entstehung der Pflicht, einen Teil der Einkünfte des Arbeitgebers in diesem Staat abzurechnen) zu berücksichtigen.

Schritt 4: Beantragung der A1-Bescheinigung

Wenn Sie einen Arbeitnehmer ins Ausland entsenden möchten, sollten Sie analysieren, in welchem Mitgliedstaat Sie die Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers abführen müssen.

Grundsätzlich ist ein Arbeitnehmer in demjenigen Staat sozialversicherungspflichtig, in dem er seine Beschäftigung ausübt. Der entsandte Arbeitnehmer kann jedoch weiterhin den Rechtsvorschriften des Herkunftslandes unterliegen, sofern die voraussichtliche Dauer seiner Arbeit im Ausland 24 Monate nicht überschreitet und er nicht eine andere entsandte Person ablöst.

Um diese Präferenz im Bereich der sozialen Sicherheit des Arbeitnehmers in Anspruch nehmen zu können, sollte der Arbeitgeber vor Beginn der Entsendung einen Antrag an die zuständige Behörde im Herkunftsland stellen und die sog. A1-Bescheinigung einholen.

Schritt 5: Prüfung der administrativen Verpflichtungen

Der Arbeitgeber sollte sich auch darüber informieren, welche administrativen Verpflichtungen mit der Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland zusammenhängen. Der Arbeitnehmer kann verpflichtet sein, sich in dem Aufnahmemitgliedsstaat anzumelden bzw. seinen Aufenthalt registrieren zu lassen. Handelt es sich bei dem entsandten Arbeitnehmer um einen Nicht-EU-Bürger, kann es erforderlich sein, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um die Rechtmäßigkeit seines Aufenthalts und seiner Beschäftigung nachzuweisen.

Die Entsendung eines Arbeitnehmers erfordert eine umfassende Sichtweise, um die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtungen des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers zu gewährleisten. Sollten Sie an einer umfassenden Beratung zur Entsendung von Arbeitnehmern interessiert sein bzw. Zweifel zu bestimmten damit verbundenen Fragen haben, sprechen Sie uns an.