Registrierung für umsatzsteuerliche Zwecke in Polen

Sie müssen sich für Umsatzsteuerzwecke in Polen registrieren lassen, falls Sie die Voraussetzungen für Anerkennung als Unternehmer erfüllen– d.h. Sie sind eine juristische Person (z.B. eine Kapitalgesellschaft), eine Organisationseinheit ohne eigene Rechtspersönlichkeit (z.B. eine Personengesellschaft) oder eine natürliche Person und Sie üben selbständig eine wirtschaftliche Tätigkeit (als Hersteller, Händler, Dienstleister) aus. Diese Tätigkeit muss umsatzsteuerpflichtige Umsätze (siehe Frage 2)umfassen.

Sie sind nicht verpflichtet, sich umsatzsteuerlich registrieren zu lassen, falls Sie unter die objektive USt-Befreiung fallen, d.h. Waren verkaufen bzw. sonstige Leistungen erbringen, die im Katalog der steuerfreien Leistungen des polnischen Umsatzsteuergesetzes genannt sind.

Den USt-Registrierungsantrag hat man vor dem Tag des erstmaligen Verkaufs einer Ware oder sonstigen Leistung, die nicht steuerfrei ist, einzureichen. Es ist jedoch zu beachten, dass Sie den Status eines Unternehmers durch die Ausführung der steuerpflichtigen Umsätze (d.h. durch den Abschluss der ersten Geschäfte) erreichen, unabhängig von der Erfüllung aller Formalitäten – d.h. Einreichung eines Registrierungsantrags.

Lassen Sie sich für Umsatzsteuerzwecke nicht registrieren, obwohl Sie dazu verpflichtet sind, droht Ihnen nicht nur die Notwendigkeit der Zahlung der Steuerrückstände samt Zinsen, sondern auch sogar die steuerstrafrechtliche Haftung (d.h. viele Probleme bereits am Anfang).

Gut zu wissen: KU-Regelung

Am 1. Januar 2025 traten die neuen Bestimmungen des Gesetzes vom 11. März 2004 über die Umsatzsteuer in Kraft. Mit diesen Bestimmungen wird eine Sonderregelung für Kleinunternehmen (KU) eingeführt, die auf der Grundlage der Richtlinie (EU) 2020/285 des Rates vom Februar 2020 festgelegt wurde.

Die KU-Sonderregelung ermöglicht es den ausländischen Unternehmen, in bestimmten Fällen die Umsatzsteuerregistrierung in Polen zu umgehen, wenn ihr Jahresumsatz in der EU 100.000 EUR und ihr Jahresumsatz in Polen den Gegenwert von ca. 50.000 EUR nicht überschreitet.

Was ist KU-Regelung?

Die KU-Regelung ermöglicht es den Kleinunternehmen, in anderen EU-Mitgliedstaaten als dem Mitgliedstaat ihrer Ansässigkeit von der Umsatzsteuer befreit zu werden. Durch diese Steuerbefreiung entfällt die Notwendigkeit einer Umsatzsteuerregistrierung und Berichterstattung in den Staaten, in denen das Unternehmen Lieferungen oder sonstige Leistungen bewirkt. Um diese Regelung in Anspruch nehmen zu können, muss der Steuerpflichtige den Mitgliedstaat seiner Ansässigkeit über seine Absicht informieren, die Steuerbefreiung in einem anderen Staat in Anspruch zu nehmen, und im Mitgliedstaat seiner Ansässigkeit eine EX-ID-Nummer erhalten.

Bedingungen für die Anwendung der Regelung

1. EU-Umsatzschwelle: Der Jahresumsatz in der gesamten Europäischen Union darf 100,000 EUR (sowohl im vorangegangenen als auch im laufenden Steuerjahr) nicht überschreiten.
2. Inländische Umsatzschwelle: Der Umsatz in einem bestimmten Mitgliedstaat (z. B. in Polen) darf die inländische Freigrenze, die in Polen 200,000 PLN pro Jahr beträgt, nicht überschreiten.
3. Tätigkeitsbereich: Der Steuerpflichtige darf keine Tätigkeiten ausüben, die von der KU-Regelung ausgeschlossen sind (z. B. Lieferung von verbrauchsteuerpflichtigen Waren, Lieferung neuer Transportmittel, Autoteile, Erbringung von Rechts- oder Beratungsdienstleistungen usw.).

Um die Befreiung in Anspruch nehmen zu können, muss der Steuerpflichtige den zuständigen Leiter des Finanzamts über seine Absicht, die Steuerbefreiung in Anspruch zu nehmen, vorab benachrichtigen. Die Benachrichtigung sollte eine Liste der Mitgliedstaaten enthalten, in denen das Unternehmen die Befreiung in Anspruch nehmen wird.

Pflichten der Steuerpflichtigen, die die Regelung anwenden

Die Steuerpflichtigen sind verpflichtet, Quartalsinformationen vorzulegen. Diese Informationen müssen die Angaben zum Steuerpflichtigen – einschließlich der polnischen EX-ID-Nummer – und Angaben zu dem in jedem EU-Mitgliedstaat für das Quartal erzielten Umsatz, einschließlich des Umsatzes in Polen, enthalten.

Vorteile und Risiken in Zusammenhang mit der KU-Regelung

Die Umsatzsteuerbefreiung ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die Lieferungen oder sonstige Leistungen an nicht umsatzsteuerlich registrierte Kunden (z. B. natürliche Personen) bewirken. Sie lohnt sich besonders für Unternehmen mit geringem Umsatz und begrenzten Einkäufen, die der Umsatzsteuer unterliegen.

Die Hauptvorteile bestehen darin, dass keine USt-Voranmeldungen eingereicht, kein vollständiges VAT-Register geführt und keine SAF-T gesendet werden müssen. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die für die Regelung in Frage kommen, in den Ländern, in denen die Steuerbefreiung gilt, keine Umsatzsteuer zahlen.

Die KU-Regelung kann jedoch für Unternehmen mit erheblichen Kosten im Zusammenhang mit den Einkäufen mit ausgewiesener Umsatzsteuer weniger günstig sein, weil sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. In solchen Fällen kann sich die Registrierung als Umsatzsteuerpflichtiger als rentabler erweisen, insbesondere für Unternehmen, die inländische Einkäufe oder Importe planen, d. h. Tätigkeiten, bei denen der Vorsteuerabzug anfällt.

Die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze umfassen:

• die entgeltliche Lieferung von Waren und die entgeltliche Erbringung von sonstigen Leistungen im Inland;
• die Ausfuhr von Waren aus Inland außerhalb des EU-Gebiets;
• die Einfuhr von Waren außerhalb des EU-Gebiets ins Inland;
• den innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat im Inland gegen Entgelt;
• die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren aus Inland in einen anderen EU-Mitgliedstaat.
  

Die vorgenannten Umsätze sind umsatzsteuerpflichtig sogar dann, wenn sie unter Verletzung der durch die Rechtsvorschriften festgelegten Voraussetzungen und Formen vorgenommen worden sind.

Es ist zu beachten, dass diese Begriffe weit gefasst sind. Als Warenlieferung gilt grundsätzlich jede entgeltliche Übertragung des Rechts, über die Ware wie ein Eigentümer zu verfügen, dagegen als Erbringung von sonstigen Leistungen ist jede entgeltliche Leistung zu verstehen, die keine Warenlieferung darstellt.

Die für Umsatzsteuerzwecke in einem anderen EU-Land als Polen registrierten Subjekte, die

• weder den Sitz,
• noch eine feste Niederlassung,
• noch einen festen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort in Polen haben,
• noch einen Verkauf in Polen ausführen,

können die Erstattung der in Polen gezahlten Umsatzsteuer beantragen, indem sie bis 30. September des Folgejahres nach dem Jahr der Ausstellung einer Rechnung mit der polnischen Umsatzsteuer den Erstattungsantrag VAT-REFUND einreichen.

Diesen Antrag muss man über die zuständige Finanzbehörde in dem Ansässigkeitsstaat einreichen (dann werden die Informationen mit der zuständigen Finanzbehörde in dem Erstattungsstaat, d.h. in Polen ausgetauscht). Dazu braucht sich ein Steuerpflichtiger für Umsatzsteuerzwecke in Polen nicht registrieren zu lassen. Es ist zu beachten, dass die Frist für die Einreichung des Antrags VAT-REFUND unaufschiebbar ist.

Sie werden über Gewährung der Erstattung oder Abweisung des Erstattungsantrags informiert.

Die Nicht-EU-Subjekte können die Erstattung der Umsatzsteuer beantragen, nachdem sie zahlreiche Bedingungen erfüllt haben. Wichtig ist, dass die Steuererstattung durch die Anwendung des Prinzips der Gegenseitigkeit bedingt ist (d.h. Ihr Staat muss den Unternehmern aus Polen die Möglichkeit des Erhalts der gleichen Steuererstattung gewährleisten).

Grundsätzlich ist die umsatzsteuerliche Registrierung in Polen unentgeltlich. Mit dem Registrierungsverfahren hängen jedoch indirekte Kosten zusammen, d.h. Kosten der beglaubigten Übersetzung der originellen Gesellschaftsunterlagen, Stempelgebühren beim Handeln über einen Bevollmächtigten oder für Ausstellung eines offiziellen amtlichen Registrierungsnachweises (dessen Einholung ist freiwillig und der Unternehmer kann seinen Status jederzeit auf der offiziellen Webseite der Regierung alleine verifizieren).

Die in Polen angewendeten Umsatzsteuersätze für inländische Umsätze sind wie folgt:

• Regelsteuersatz von 23%;
• ermäßigter Steuersatz von 8% für Lieferungen von medizinischen Erzeugnissen und Lebensmitteln, Verpflegungs- und Gastronomiedienstleistungen sowie Sozialbauleistungen;
• ermäßigter Steuersatz von 5% für Lieferungen von einigen Lebensmitteln sowie bestimmten Büchern und Zeitungen;
• technischer Steuersatz von 0% für innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr von Waren unter gleichzeitiger Erfüllung von bestimmten gesetzlichen Anforderungen.

Darüber hinaus kann der Umsatz der Besteuerung nicht unterliegen, z.B. er kann aufgrund der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens oder aufgrund der Vorschriften der Steuergesetze steuerfrei sein.

Ein Fiskalvertreter gilt als Vertreter eines ausländischen Unternehmers, der in Polen umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführt. Er erfüllt im Namen und für den Unternehmer die Pflichten im Bereich der Steuerabrechnung (z.B. reicht Voranmeldungen ein) sowie führt andere Handlungen durch, die sich aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften ergeben, falls er dazu vertraglich ermächtigt wurde. Die Fiskalvertretung ist mit einem Risiko behaftet – der Vertreter haftet nämlich gesamtschuldnerisch für Verbindlichkeiten des Unternehmers, die er in dessen Namen abrechnet. Der Fiskalvertreter wird mit einem schriftlichen Vertrag bestellt.

Zur Bestellung eines Fiskalvertreters sind diejenigen Unternehmer verpflichtet, die weder Sitz ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit noch eine feste Niederlassung in irgendeinem EU-Mitgliedstaat haben.

Solch eine Pflicht gilt nicht für Unternehmer, die den Sitz ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit oder eine feste Niederlassung in der EU haben – sie haben jedoch solch eine Möglichkeit.

Diese Pflicht entfällt auch (als eine mit der Verordnung des Finanzministers geregelte Ausnahme) für die Unternehmer, die den Sitz ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit oder eine feste Niederlassung in dem Königreich Norwegen oder Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland haben.

Ein Unternehmer, der sich in Polen für Umsatzsteuerzwecke registrieren lassen möchte, muss über eine Steuernummer, die sog. NIP verfügen. Das Registrierungsverfahren umfasst also neben der Einreichung des Registrierungsantrags auch die Einreichung der Anmeldung für Identifikationszwecke auf dem Formular NIP-2. Dieser Anmeldung sind Unterlagen hinzufügen, d.h. Auszug aus dem Handelsregister des Ansässigkeitsstaates des Subjekts, der die umsatzsteuerliche Registrierung in Polen beantragt bzw. Kopie des Gesellschaftsvertrags. Die Finanzverwaltung hält es für notwendig, dass dieser Unterlage die vertretungsberechtigte Geschäftsführer des Subjekts sowie der Umfang ihrer Vertretungsmacht zum Handeln im Namen des Subjekts (Gesamtvertretung, Alleinvertretung) zu entnehmen sind.

Der Registrierungsantrag ist dagegen auf dem Formular VAT-R einzureichen. Dem Antrag ist der Nachweis der Eintragung als Steuerpflichtiger in dem Ansässigkeitsstaates des Subjekts, der die umsatzsteuerliche Registrierung in Polen beantragt, beizufügen.

Wichtig ist, dass die Anmeldung für Identifikationszwecke (NIP-2) sowie der Registrierungsantrag (VAT-R) gleichzeitig eingereicht werden können, was das gesamte Registrierungsverfahren deutlich beschleunigt. Es ist zu beachten, dass alle der Behörde vorgelegten Unterlagen in der polnischen Sprache, auf Originalvordrucken zu erstellen sind. Darüber hinaus ist es erforderlich, die beglaubigte Übersetzung der eingereichten fremdsprachigen Unterlagen, wie z.B. des vorgenannten Handelsregisterauszugs vorzulegen.

Ein Subjekt, das die Registrierung beantragt, kann auch über einen Bevollmächtigten aufgrund der ihm erteilten Vollmacht handeln.

Die Steuerpflichtigen, die in Polen den Sitz ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit haben, müssen auch den Nachweis für ihre Eigentumsrechte an der Immobilie (an einem Lager, Büro) vorlegen, die sie für die Ausübung ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit nutzen werden.

Die Registrierung für Umsatzsteuerzwecke in Polen ist kein „automatischer” Prozess. Nach der Übergabe der Registrierungsunterlagen an die zuständige Behörde wird die Glaubwürdigkeit Ihres Antrags überprüft. Der gesamte Registrierungsprozess (vom Beginnen mit der Vervollständigung der Unterlagen bis auf ihre Vorlage bei der Behörde und Genehmigung des Antrags) dauert von einem bis zwei Monate.

Nein, grundsätzlich braucht ein ausländisches Subjekt, das die umsatzsteuerliche Registrierung in Polen beantragt, kein Bankkonto in Polen haben. Es ist jedoch empfohlen im Falle der Beantragung der Umsatzsteuererstattung oder sogar notwendig im Falle der Pflicht zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens.

An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass die polnischen Steuervorschriften die Möglichkeit der Erstattung der Umsatzsteuer nur auf das Bankkonto bei einer Bank mit dem Sitz in Polen vorsehen. Somit ist die Erstattung der Steuer auf ein ausländisches Bankkonto für die umsatzsteuerlich registrierten Subjekte unmöglich. Es ist auch wichtig, dass der Inhaber des Bankkontos für Umsatzsteuererstattung Unternehmer sein muss, der die Erstattung beantragt. Es ist also nicht möglich, damit ein anderes Subjekt bei dem Empfang des Erstattungsbetrags im Namen des antragstellenden Unternehmers vermittelt. Das Bankkonto für Umsatzsteuererstattung ist dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen und ihm die Bankbescheinigung über den Kontoinhaber vorzulegen.

Die Einholung eines amtlichen Registrierungsnahweises ist möglich (jedoch freiwillig). Das hängt mit der Entrichtung einer Stempelgebühr von 170 PLN zusammen.

Dabei ist zu betonen, dass jeder einen beliebigen Geschäftspartner für Umsatzsteuerzwecke unter Nutzung der sog. „Weißen Liste” - https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka - (unentgeltlich) überprüfen kann.

Die Möglichkeit einer rückwirkenden umsatzsteuerlichen Registrierung ist in den offiziellen amtlichen steuerlichen Einzelfallauslegungen bestätigt. Man soll sich jedoch dessen bewusst sein, dass manche Finanzämter – entgegen diesen Einzelfallauslegungen – solch eine Möglichkeit nicht zulassen.

Die Hauptpflicht eines Umsatzsteuerpflichtigen beruht auf der Einreichung der monatlichen bzw. vierteljährlichen Abrechnungsberichte, der sog. JPK_V7 [SAF-T]. Die monatlichen Berichte (JPK_V7M) sind spätestens bis zum 25. Tag des Folgemonats nach dem jeweiligen Abrechnungsmonat und die vierteljährlichen Berichte bis zum 25. Tag des Folgemonats nach dem jeweiligen Abrechnungsquartal einzureichen.

Der erste Bericht ist für die Periode einzureichen, in der man die Ausübung der steuerpflichtigen Tätigkeit begonnen hat. Es ist wichtig, dass Sie die Voranmeldung sogar dann einreichen können, falls Sie – aus irgendwelchen Gründen – für Umsatzsteuerzwecke nicht registriert wurden. Sie sind verpflichtet, die Voranmeldung auch für diejenige Periode einzureichen, in der Sie keine Erwerbe bzw. Verkäufe getätigt haben (sog. Null-Voranmeldung). Sie brauchen die Voranmeldung nur dann nicht einzureichen, wenn Sie die Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit formell aussetzen oder die Registrierung aufheben lassen (die Tätigkeit in Polen beenden).

Die als VAT-UE-Steuerpflichtige registrierten Subjekte sind auch verpflichtet, die Zusammenfassende Meldung bis zum 25. Tag des Folgemonats nach dem jeweiligen Abrechnungsmonat einzureichen (es ist nicht möglich, die Zusammenfassende Meldung vierteljährlich einzureichen).

Sie können oder sogar müssen das tun. Die fehlende umsatzsteuerliche Registrierung befreit nicht von der Pflicht zur Abgabe der Voranmeldungen und Abrechnung der geschuldeten Steuer. Ein bisschen mehr problematisch ist der Vorsteuerabzug – manche Finanzämter lehnen solch eine Möglichkeit vor der Registrierung des Unternehmers ab.

Die Datei JPK_V7 ist ein elektronisches Dokument, das in Polen seit 1. Oktober 2020 gilt und von den Umsatzsteuerpflichtigen für monatliche (JPK_V7M) oder vierteljährliche Perioden (JPK_V7K) einzureichen sind. JPK_V7 besteht aus zwei Teilen – einem Registerteil (mit einer Reihe von Informationen über Erwerbe und Verkäufe aus dem VAT-Register für die jeweilige Abrechnungsperiode und zusätzlichen Daten, die zur Analyse der Ordnungsmäßigkeit der Abrechnung erforderlich sind) und einem Voranmeldungsteil (mit Positionen einer USt-Voranmeldung). Die beiden Teile sind in einer Datei enthalten. In der Praxis ersetzt diese Datei u.a. die klassische Voranmeldung.

Zuerst ist darauf hinzuweisen, dass die zwingende Voraussetzung für den Erhalt einer Umsatzsteuererstattung das vorherige Vorliegen des Rechts auf Minderung des geschuldeten Steuerbetrags um den Vorsteuerbetrag ist, welches dem Unternehmer in demjenigen Umfang zusteht, in dem die Waren und sonstigen Leistungen für Ausführung der steuerpflichtigen Umsätze genutzt werden.

Das Recht auf Minderung der Umsatzsteuer entsteht in der Abrechnung für die Periode, in der in Bezug auf die erworbenen bzw. eingeführten Waren die Steuerpflicht entstanden ist, nicht früher als in der Abrechnung für die Periode, in der der Steuerpflichtige eine Rechnung oder ein Zolldokument (für Wareneinfuhr) erhalten hat bzw. die geschuldete Steuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren bzw. den unter das Reverse-Charge-Verfahren fallenden Umsatz in der entsprechenden Rechnungsperiode abgerechnet hat.

Liegen diese Voraussetzungen vor, dann ist es erforderlich, den Vorsteuerüberschuss in der jeweiligen Abrechnungsperiode auszuweisen, um die Umsatzsteuer erstattet zu bekommen. Der Unternehmer kann dann:

• den gesamten Überschuss oder einen Teil davon auf die nächste Abrechnungsperiode z.B. zur Minderung des potentiellen zu zahlenden Steuerbetrags vortragen,
• die Erstattung der gesamten Steuer oder eines Teils davon auf sein Bankkonto innerhalb von 25, 60 bzw. 180 Tagen (je nach der Erfüllung von bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen, siehe Frage Nr. 5 unten) beantragen.

Die Erstattungsfrist beträgt grundsätzlich 60 Tage nach Abgabe der USt-Abrechnung durch den Unternehmer. Die Behörden können jedoch diese Frist verlängern, falls sie zu dem Schluss kommen, dass die Begründetheit der Erstattung einer Nachprüfung bedarf.

Hat der Unternehmer in der jeweiligen Abrechnungsperiode keinen (sogar steuerfreien) Verkauf, sondern nur die Erwerbe getätigt, dann wird die Erstattungsfrist auf 180 Tage verlängert.

Man kann auch eine verkürzte Erstattungsfrist von 25 Tagen in Anspruch nehmen. Dann ist es jedoch notwendig, bestimmte Voraussetzungen zusammen zu erfüllen (z.B. der zu erstattende Vorsteuerbetrag hat maximal 3.000 PLN zu betragen).

Nach der aktuellen Rechtsprechungslinie kann die Finanzverwaltung eine Gesellschaft im Register der aktiven Umsatzsteuerpflichtigen löschen, ohne einen Bescheid erlassen zu müssen. Ein solches Vorgehen der Behörde kann weitreichende, nachteilige Folgen im Zusammenhang mit der Führung eines Unternehmens haben. Um das Risiko zu verringern, aus dem Register der aktiven Umsatzsteuerpflichtigen gelöscht zu werden, lohnt es sich, sich dagegen abzusichern. Die RSM Steuerberatungsabteilung hat Instrumente vorbereitet, die dazu beitragen, Steuerpflichtige vor den oben genannten Maßnahmen der Finanzverwaltung zu schützen.