Amtsniederlegung und Abberufung eines Geschäftsführers einer Kapitalgesellschaft

• Was ist der Unterschied zwischen der Amtsniederlegung eines Geschäftsführers oder seiner Abberufung?
• Wie können Sie eine Erklärung der Amtsniederlegung wirksam abgeben bzw. einen Geschäftsführer wirksam abberufen?
• Welche Änderungen im Landesgerichtsregister sind im Falle der Beendigung des Verhältnisses zwischen einem Geschäftsführer und der Gesellschaft erforderlich?

Davon lesen Sie in diesem Beitrag.

Das Mandat, d.h. die Kompetenz zur Wahrnehmung der Aufgaben eines Geschäftsführers, kann aufgrund verschiedener Ereignisse oder Handlungen erlöschen. Das polnische Handelsgesetzbuch (KSH) sieht die Beendigung des Verhältnisses zwischen einem Geschäftsführer und der Gesellschaft aufgrund des Ablaufs einer bestimmten Amtszeit, des Todes, der Amtsniederlegung oder Abberufung des Geschäftsführers vor.

Im Geschäftsverkehr gehen Unternehmer oft irrtümlicherweise davon aus, dass Amtsniederlegung und Abberufung eines Geschäftsführers gleiche Begriffe sind. Leider ist dies nicht der Fall – dies sind völlig unterschiedliche Methoden der Beendigung des Verhältnisses zum Unternehmen. Was ist der Unterschied zwischen diesen Begriffen und wie sieht in der Praxis das Verfahren zur Löschung eines Geschäftsführers in öffentlichen Registern in jedem dieser Fälle aus?

Was ist Amtsniederlegung eines Geschäftsführers?

Amtsniederlegung ist eine einseitige Willenserklärung des derzeitigen Geschäftsführers, in der er die mangelnde Bereitschaft oder Fähigkeit zur weiteren Ausübung seines Mandats zum Ausdruck bringt.

Ein Geschäftsführer kann jederzeit eine Erklärung der Amtsniederlegung abgeben. Wenn er die Amtsniederlegung jedoch ohne wichtigen Grund erklärt, dann kann das Unternehmen (in extremen Fällen) berechtigt sein, bei der Person, die ihr Amt niederlegt, einen Anspruch auf Ersatz des Schadens geltend zu machen, der im Zusammenhang mit einer solchen unerwarteten Entscheidung entstanden ist.

Es ist darauf hinzuweisen, dass es nach Erklärung der Amtsniederlegung nicht erforderlich ist, einen solchen Geschäftsführer nachträglich durch einen gesonderten Rechtsakt des beliebigen Gesellschaftsorgans abzuberufen. Das Mandat erlischt nämlich durch die wirksame Abgabe der Willenserklärung.

Erfordert die Amtsniederlegung eine besondere Form?

Das Gesetz schreibt für die Amtsniederlegung keine bestimmte Form vor – sie kann auf beliebige Weise (auch mündlich) erklärt werden, aber zu Beweiszwecken empfiehlt es sich, sie in der Schriftform festzuhalten.

Nach den Vorschriften gilt eine Willenserklärung zu demjenigen Zeitpunkt als abgegeben, zu dem sie dem Adressaten der Erklärung der Amtsniederlegung in einer Weise bereitgestellt wurde, die es ihm ermöglicht, sich mit ihrem Inhalt vertraut zu machen. Von diesem Zeitpunkt an ist die Amtsniederlegung wirksam.

Es ist übrigens zu beachten, dass ein Geschäftsführer die von ihm erklärte Amtsniederlegung widerrufen kann. Eine diesbezügliche Willenserklärung müsste jedoch bei dem Adressaten zusammen mit der Amtsniederlegung oder früher eingehen.

Amtsniederlegung: wie kann sie von einem Geschäftsführer erklärt werden?

Die Frage der Amtsniederlegung wurde im Beschluss des Obersten Gerichtshofs vom 31. März 2016 (III CZP 89/15) entschieden, in dem der Gerichtshof feststellte, dass die Erklärung der Amtsniederlegung durch einen Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft gemäß den gesetzlichen Bestimmungen abgegeben werden sollte.

Das bedeutet, dass die Amtsniederlegung gegenüber einem der Prokuristen oder den anderen Geschäftsführern erklärt werden muss.

Es ist auch möglich, in der abgegebenen Erklärung der Amtsniederlegung festzuhalten, dass die Amtsniederlegung zu einem späteren, in der Erklärung genau genannten Zeitpunkt wirksam wird (z. B. mit Ablauf von 7 Tagen nach der Zustellung der Erklärung der Amtsniederlegung). Eine gewisse Ausnahme von dieser Regel liegt vor, wenn der Alleingesellschafter bzw. Alleinaktionär einer Gesellschaft zugleich der Alleingeschäftsführer bzw. das alleinige Vorstandsmitglied ist. In einem solchen Fall bedarf ein Rechtsgeschäft notarieller Beurkundung – dies gilt auch für die Amtsniederlegung des Geschäftsführers.

Amtsniederlegung eines Alleingeschäftsführers: wem und wie ist sie zu melden?

Das Handelsgesetzbuch sieht ein besonderes Verfahren für die Amtsniederlegung eines Alleingesellschafters vor. In einem solchen Fall erklärt ein Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung seine Amtsniederlegung gegenüber den Gesellschaftern und ein Vorstandsmitglied einer Aktiengesellschaft gegenüber dem Aufsichtsrat oder den Aktionären (bei gleichzeitiger Einberufung der Gesellschafter- bzw. Hauptversammlung) – es sei denn, in dem Gesellschaftsvertrag ist etwas anderes bestimmt). 

Die Einladung zur Versammlung muss die Erklärung der Amtsniederlegung enthalten. Wichtig ist, dass eine solche Amtsniederlegung erst am Tag nach dem Tag der Einberufung der Versammlung wirksam wird – bis zu diesem Zeitpunkt ist der Geschäftsführer bzw. das Vorstandsmitglied verpflichtet, die Geschäfte im Zusammenhang mit seiner Funktion vorzunehmen.

Was ist eine Abberufung?

Abberufung eines Geschäftsführers ist als ein einseitiges Rechtsgeschäft zu verstehen, in dem ein Willensakt zum Ausdruck gebracht wird, einer bestimmten Person den Status eines Geschäftsführers zu entziehen.

Dieser Willensakt wird von dem Organ der Gesellschaft zum Ausdruck gebracht, dem die Zuständigkeit für die Abberufung der Geschäftsführer verliehen wurde. Die Abberufung eines bestimmten Geschäftsführers bedarf keiner besonderen Gründe und es ist auch nicht erforderlich, eine solche Entscheidung gegenüber dem Geschäftsführer zu begründen – es sei denn, der Gesellschaftsvertrag enthält diesbezüglich besondere Bestimmungen.

Wie wird ein Geschäftsführer abberufen?

Alles kommt darauf an, wer zur Abberufung befugt ist. In den meisten Fällen ist das die Gesellschafterversammlung oder der Aufsichtsrat. Der von diesen Organen erstellte Abberufungsakt sollte die Form eines Beschlusses haben. Die Befugnis zur Abberufung eines Geschäftsführers kann jedoch auch anderen Personen – z.B. den einzelnen Gesellschaftern – eingeräumt werden. Dann erfolgt die Abberufung in Form einer Willenserklärung der befugten Person.

Die Wirksamkeit des Abberufungsaktes hängt in keiner Weise vom Willen der abzuberufenden Person ab. Es ist auch möglich, im Abberufungsakt festzuhalten, dass das Mandat zu einem späteren, in der Urkunde genau genannten Zeitpunkt erlischt (z. B. mit Ablauf von 7 Tagen nach der Zustellung des Abberufungsaktes).

In der Lehre ist jedoch umstritten, ob die Abberufung mit der Beschlussfassung oder mit der Mitteilung an den Geschäftsführer wirksam wird. Die erste Auffassung scheint vorherrschend zu sein, aber dies befreit natürlich nicht von der Verpflichtung, einen Geschäftsführer über die Entscheidung über seine Abberufung zu unterrichten.

Welchen Verpflichtungen muss eine Gesellschaft nach der Amtsniederlegung oder Abberufung eines Geschäftsführers nachkommen?

1. Zuerst sollte die Geschäftsführung einer Gesellschaft nach dem Eingang einer Erklärung der Amtsniederlegung oder dem Treffen einer Entscheidung über die Abberufung einer bestimmten Person die Angaben im Unternehmerregister des Landesgerichtsregister entsprechend aktualisieren. Der Antrag auf die Eintragung sollte spätestens innerhalb von 7 Tagen nach dem Ereignis, das die Vornahme der Eintragung rechtfertigt, eingereicht werden. Es ist jedoch zu beachten, dass sowohl die Amtsniederlegung als auch die Abberufung deklaratorischen Charakter hat, was bedeutet, dass ihre Rechtswirkung zum Zeitpunkt der Abberufung oder der Erklärung der Amtsniederlegung eintritt. Somit bedürfen diese Entscheidungen zu ihrer Wirksamkeit keiner Eintragung in das Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS).
2. Falls sich die Amtsniederlegung bzw. Abberufung auf den festgestellten wirtschaftlichen Eigentümer der Gesellschaft auswirkt, ist auch die entsprechende Aktualisierung der Angaben in dem Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer erforderlich. Der Antrag auf Änderung von Angaben sollte innerhalb von 14 Werktagen nach dem Eintreten des Ereignisses einreicht werden.
3. Ein ehemaliger Geschäftsführer hat das Recht, an der Versammlung teilzunehmen, in der der Jahresabschluss und der Lagebericht für das Geschäftsjahr festgestellt werden, in dem er seine Funktion ausgeübt hat. Um dieses Recht auszuüben, sollte der Geschäftsführer spätestens eine Woche vor der Gesellschafterversammlung den entsprechenden schriftlichen Antrag an die Geschäftsführung richten. Das Handelsgesetzbuch sieht die Möglichkeit vor, einen ehemaligen Geschäftsführer durch einen Beschluss von einer solchen Verpflichtung zu entbinden – mit der Maßgabe, dass das Recht eines Geschäftsführers, an der Versammlung zur Entlastung der Geschäftsführung teilzunehmen, nicht eingeschränkt werden darf.
4. Wenn der Geschäftsführer an einen Vertrag (darunter u.a. an einen Arbeitsvertrag, einen Dienstleistungsvertrag, einen freien Dienstvertrag oder einen Managementvertrag) mit dem Unternehmen gebunden war, ist zu beachten, dass ein solcher Vertrag in der Regel nicht mit der Amtsniederlegung oder Abberufung erlischt. Es ist notwendig, ihn zu kündigen oder einen Aufhebungsvertrag zu unterzeichnen. Es wäre ratsam, entsprechende Bestimmungen für einen solchen Fall in den Vertrag zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer aufzunehmen. 

Folgen der Amtsniederlegung bzw. Abberufung eines Geschäftsführers sollte man mit Hilfe eines Experten analysieren

Der Hauptunterschied zwischen Amtsniederlegung und Abberufung besteht darin, dass die Amtsniederlegung eine Willenserklärung eines Geschäftsführers ist, das Verhältnis zum Unternehmen zu beenden, und die Abberufung eine Erklärung der Gesellschaft ist, das Verhältnis zum Geschäftsführer unabhängig von seinem Willen beenden zu wollen.

Jeder dieser Fälle erfordert die Erstellung unterschiedlicher Unterlagen. Darüber hinaus können der Inhalt und die Bedingungen einer bestimmten Entscheidung von den Bestimmungen der Satzung einer bestimmten Gesellschaft und anderen Dokumenten (z. B. der Zusatzvereinbarungen mit einem Geschäftsführer) abhängen, was eine detaillierte Prüfung des Sachverhalts erfordert. Es ist auch zu beachten, dass sowohl die Amtsniederlegung als auch die Abberufung eines Geschäftsführers bestimmte Aktualisierungsmaßnahmen im Landesgerichtsregister und möglicherweise im Zentralregister der Wirtschaftlichen Eigentümer erfordert, so dass es sich immer lohnt, den jeweiligen Fall mit den Experten für Rechtsberatung von Unternehmen zu besprechen, bevor endgültige Entscheidungen getroffen werden.

Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen über die Amtsniederlegung oder Abberufung eines Geschäftsführers, eine Koordination der Aktualisierung von Angaben in den entsprechenden Registern oder diesbezüglich zusätzliche Informationen benötigen, sprechen Sie uns an. Unser erfahrenes Team von Experten stellt Ihnen gerne alle notwendigen Informationen zur Verfügung, führt Sie durch den gesamten Prozess und hilft Ihnen, alle Verpflichtungen der Geschäftsführung zu erfüllen, die ihr durch die polnischen Rechtsvorschriften auferlegt werden.