Abrechnung des Tagegeldes für eine Dienstreise

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Wie hoch ist das Tagegeld für eine Dienstreise?
• Wie ist eine Dienstreise abzurechnen und welche Pflichten hat ein Arbeitgeber, wenn sein Arbeitnehmer eine Dienstreise unternimmt?

Nach den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches hat ein Arbeitnehmer, der sich auf einer Dienstreise befindet, Anspruch auf Forderungen zur Deckung der mit dieser Reise verbundenen Kosten. Die Höhe des Tagegeldes wird auf der Grundlage der Bestimmungen der sog. Dienstreiseverordnung festgelegt. 

Wir haben in unserem früheren Blogbeitrag darüber geschrieben, wann wir überhaupt mit einer Dienstreise zu tun haben.

Die Bestimmungen der Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 29. Januar 2013 über Forderungen an einen Arbeitnehmer, der in einer staatlichen oder lokalen Gebietskörperschaft beschäftigt ist, für eine Dienstreise (GBl. 2023 Pos. 2190) gelten direkt für Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes, haben aber auch Auswirkungen auf die Festlegung und Berechnung des Tagegeldes für Dienstreisende außerhalb des öffentlichen Dienstes.

Die Dienstreiseverordnung gilt für Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes, soweit sie keine internen Regelungen zu Dienstreise-Leistungen im Tarifvertrag, in der Vergütungsordnung oder direkt im Arbeitsvertrag festlegen.

Tagegeld für Inlandsdienstreise

Ein Arbeitnehmer, der sich auf einer Inlandsdienstreise befindet, hat Anspruch auf das Tagegeld zur Deckung erhöhter Verpflegungskosten. Sein Mindestbetrag beträgt derzeit 45 PLN für 24 Stunden einer Inlandsreise (d.h. innerhalb Polens).

Das Tagegeld wird für je angefangene 24 Stunden der Dienstreise berechnet. Dauert eine Dienstreise maximal 24 Stunden, gelten für die Berechnung des Tagegeldes für diese Zeit die folgenden Regeln:

• für eine Inlandsdienstreise von weniger als 8 Stunden besteht kein Anspruch auf das Tagegeld;
• für eine Inlandsdienstreise von 8 bis 12 Stunden besteht ein Anspruch auf 50% des vollen Tagegeldes;
• für eine Inlandsdienstreise von mehr als 12 Stunden besteht ein Anspruch auf das volle Tagegeld.

Befindet sich ein Arbeitnehmer länger als 24 Stunden auf einer Dienstreise, hat er für jede 24 Stunden der Dienstreise Anspruch auf das volle Tagegeld. Darüber hinaus besteht für jede weitere angefangene, aber nicht volle 24 Stunden ein Anspruch auf das Tagegeld in folgender Höhe:

• für bis 8 Stunden – 50% des vollen Tagegeldes;
• für mehr als 8 Stunden – das volle Tagegeld.

Das Tagegeld für eine Inlandsdienstreise entfällt:

• für die Zeit der Entsendung an einen Ort, wo sich der Arbeitnehmer dauerhaft bzw. vorübergehend aufhält;
• bei einem Arbeitnehmer, der sich auf einer Dienstreise befindet, die zumindest 10 Tage dauert, für die Dauer seiner Reise zum Ort seines Dauer- bzw. vorübergehenden Aufenthalts und zurück an einem Feiertag;
• falls dem Arbeitnehmer eine volle Verpflegung unentgeltlich bereitgestellt wurde.

Das Tagegeld kann gekürzt werden, falls:

• dem Arbeitgeber unentgeltliche, aber nicht volle Verpflegung zur Verfügung gestellt wird, die eine oder zwei Mahlzeiten beinhaltet – die Kürzung des Tagegeldes erfolgt entsprechend der bestimmten Umrechnung, die für jede Mahlzeit vorgesehen ist (für das Frühstück – 25 % des Tagegeldes, für das Mittagessen – 50 % Tagegeldes, für das Abendessen – 25 % Tagegeldes).
• der Arbeitnehmer eine Hotelleistung in Anspruch nimmt, bei der die Verpflegung gemäß der o.g. Umrechnung bereitgestellt wurde , d.h. wenn die Hotelleistung z.B. das Frühstück beinhaltet, wird das dem Arbeitnehmer zustehende Tagegeld um 25 % gekürzt.

Tagegeld für Auslandsdienstreise

Auch ein Arbeitnehmer, der sich auf einer Dienstreise im Ausland befindet, hat Anspruch auf das Tagegeld zur Deckung erhöhter Verpflegungskosten und für sonstige kleine Aufwendungen. Das Tagegeld für 24 Stunden einer Auslandsreise wurde jedoch für jeden Staat separat festgelegt – die genauen Beträge sind der bereits erwähnten Dienstreiseverordnung zu entnehmen. 

Zugleich sind die Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes verpflichtet, das Tagegeld für 24 Stunden einer Auslandsdienstreise so zu bestimmen, dass es nicht niedriger ist als das Tagegeld für eine Dienstreise im Inland, das in der Dienstreiseverordnung genannt ist.

Die Voraussetzung für die Anwendung des Mindestsatzes (derzeit 45 PLN für 24 Stunden) für eine Auslandsdienstreise besteht daher darin, dass der Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes die Bedingungen für die Zahlung von Forderungen für eine Dienstreise in einem Tarifvertrag, einer Vergütungsordnung oder einem Arbeitsvertrag festlegt. Tut dies der Arbeitgeber nicht, ist er verpflichtet, die Bestimmungen der Dienstreiseverordnung in dieser Hinsicht anzuwenden – auch in Bezug auf das Mindesttagegeld für 24 Stunden einer Auslandsdienstreise für einzelne Staaten. 

Das Tagegeld wird für je angefangene 24 Stunden der Dienstreise berechnet. Für jede angefangene, aber nicht volle 24 Stunden einer Auslandsreise gelten die folgenden Regeln für die Berechnung des Tagegeldes:

• für weniger als 8 Stunden besteht ein Anspruch auf 1/3 des vollen Tagegeldes;
• für 8 bis 12 Stunden besteht ein Anspruch auf 1/2 des vollen Tagegeldes;
• für mehr als 12 Stunden besteht ein Anspruch auf das volle Tagegeld.

Das Tagegeld für eine Auslandsreise kann gekürzt werden, falls:

• dem Arbeitgeber volle Verpflegung unentgeltlich bereitgestellt wird (der Arbeitnehmer hat dann den Anspruch auf 25% des Tagegeldes);
• dem Arbeitgeber unentgeltliche, aber nicht volle Verpflegung bereitgestellt wird, die eine oder zwei Mahlzeiten beinhaltet (die Kürzung des Tagegeldes richtet sich der Art der Mahlzeit: beim garantierten Frühstück wird der Betrag um 15 % des Tagegeldes, beim Mittagessen – um 30% des Tagegeldes, beim Abendessen – um 30 % des Tagegeldes gekürzt);
• der Arbeitnehmer eine Hotelleistung in Anspruch nahm, bei der die Verpflegung bereitgestellt wurde. Das Tagegeld wird dann nach den oben genannten Regeln gekürzt, d.h. wenn die Hotelleistung z.B. ein Frühstück beinhaltet, wird das dem Arbeitnehmer zustehende Tagegeld um 15 % gekürzt;
• der Arbeitnehmer eine Geldforderung für Verpflegung erhält, die niedriger als das gesetzlich festgelegte Tagegeld ist – das Tagegeld des Arbeitnehmers wird dann um den Betrag der erhaltenen Geldforderung gekürzt.

Es ist auch zu beachten, dass das Tagegeld für eine Dienstreise des Arbeitnehmers bis zu dem in der Verordnung festgelegten Betrag (derzeit 45 PLN für 24 Stunden der Dienstreise) von der Einkommensteuer befreit ist und nicht die Bemessungsgrundlage für Sozialversicherungsbeiträge darstellt. 

Derjenige Teil des Tagegeldes, der den in der Verordnung genannten Betrag übersteigt, unterliegt der Besteuerung und der SV-Belastung nach allgemeinen Grundsätzen. Wichtig ist, dass die Steuer- und Beitragsbefreiung nicht für mobile Arbeitnehmer gilt, weil sie sich bei der Wahrnehmung ihrer regulären Aufgaben „im Außendienst” nicht auf einer Dienstreise befinden (mobile Arbeitnehmer sind eine Gruppe von Personen, die während der Arbeitsleistung ständig pendelt, was bedeutet, dass ihre Reisen nicht die Bedingung der Beiläufigkeit erfüllen, die es erlaubt, sie als Dienstreisen im Sinne der Bestimmungen des Arbeitsrechts anzusehen).

Die korrekte Berechnung des Tagegeldes, auf das der Arbeitnehmer Anspruch hat, ist entscheidend für die ordnungsgemäße Abrechnung von Dienstreisen im Unternehmen. In diesem Bereich sollten Sie die Unterstützung unserer erfahrenen Berater in Anspruch nehmen.