Verrichtung der Fernarbeit aus Polen für einen ausländischen Arbeitgeber

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Welche steuerliche Folgen hat die Verrichtung der Fernarbeit aus Polen für einen ausländischen Arbeitgeber?
• Was sollte ein ausländischer Arbeitgeber beachten, der polnische Fachkräfte beschäftigt?

Die Personen, die in Polen steuerlich ansässig sind und aufgrund höherer Vergütung oder besserer Arbeitsbedingungen eine Beschäftigung auf dem ausländischen Markt suchen, entscheiden sich zunehmend für Fernarbeit, die es ihnen ermöglicht, an ihrem derzeitigen Wohnort zu bleiben. Diejenigen, die vor Jahren Polen verlassen haben, um im Ausland zu arbeiten, nutzen jedoch jetzt die neuen Möglichkeiten, die Fernarbeit bietet, um in das Land zurückzukehren, wobei ihr Arbeitsverhältnis mit einem ausländischen Arbeitgeber weiterhin besteht.

Wie sieht dann die Besteuerung der Fernarbeit aus? Es ist an der Zeit, einen genaueren Blick darauf zu werfen, wie die Situation der Menschen, die von Polen aus für ausländische Unternehmen arbeiten, geregelt wird.

Besteuerung der Einkünfte eines Arbeitnehmers eines ausländischen Unternehmens: In welchem Staat soll er sie abrechnen und welche Rolle spielt dabei die steuerliche Ansässigkeit?

Die steuerliche Ansässigkeit des Arbeitnehmers ist entscheidend für die Bestimmung, wo sein Arbeitsentgelt besteuert wird.

Eine in Polen steuerlich ansässige Person ist diejenige Person, die ihren Wohnsitz in Polen hat. Eine im Hoheitsgebiet der Republik Polen ansässige Person ist eine natürliche Person, die:

1. 1.    den Mittelpunkt ihrer persönlichen und wirtschaftlichen Interessen (den sog. Mittelpunkt der Lebensinteressen) im Hoheitsgebiet der Republik Polen hat, oder
2. sich im Hoheitsgebiet der Republik Polen länger als 183 Tage im jeweiligen Steuerjahr aufhält.

Nach Art. 3 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG-PL) unterliegen die Einkünfte eines in Polen ansässigen Arbeitnehmers der Besteuerung in Polen unabhängig davon, wo sich ihre Quelle befindet.

Es spielt keine Rolle, dass der Arbeitnehmer für einen ausländischen Unternehmer arbeitet – solange er in Polen lebt und sich dort der Mittelpunkt seiner Lebensinteressen befindet, wird sein Arbeitsentgelt in Polen besteuert.

Es kann jedoch vorkommen, dass ein Teil der Einkünfte einer in Polen steuerlich ansässigen Person, die bei einem ausländischen Unternehmen angestellt ist, auch im Ausland besteuert wird. Für eine ordnungsgemäße Abrechnung der Einkünfte sind die Bestimmungen der einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Polen und anderen Staaten von entscheidender Bedeutung für die Bestimmung des Besteuerungsortes (und der möglichen Methode, die zur Vermeidung der Doppelbesteuerung verwendet werden sollte).

Wer zahlt Einkommensteuervorauszahlungen im Falle von Fernarbeit für einen ausländischen Arbeitgeber?

Die von Polen aus verrichtete Fernarbeit für ein Unternehmen aus dem Ausland wirkt sich erheblich auf die Art und Weise der Abrechnung von Einkommensteuervorauszahlungen aus.

Falls eine in Polen ansässige Person bei einem polnischen Arbeitgeber angestellt ist, ist dieser Arbeitgeber nach den polnischen Steuervorschriften verpflichtet, ihre Vergütung abzurechnen. Der Steuerzahler (Arbeitgeber) berechnet und zieht die Einkommensteuervorauszahlungen von dem Steuerpflichtigen (Arbeitnehmer) ein und führt sie fristgerecht an die zuständige Finanzbehörde ab.

Dies ändert sich wesentlich, wenn ein Arbeitnehmer eines ausländischen Unternehmens in Polen ansässig ist und aus der Ferne für einen Arbeitgeber arbeitet, der keine Zweigniederlassung in Polen hat. Dann liegen die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Abrechnung der Einkommensteuer beim Arbeitnehmer. In einem solchen Fall zahlt der ausländische Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in der Regel das Bruttoentgelt und der Steuerpflichtige (Arbeitnehmer) führt die Einkommensteuervorauszahlungen selbst (ohne Vermittlung des Steuerzahlers) ab.

Es ist zu beachten, dass dies nur für eine Situation gilt, in der der Arbeitnehmer direkt bei einem ausländischen Arbeitgeber beschäftigt ist, und nicht z.B. in der polnischen Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens.

Pflichten des Fernarbeitnehmers im Rahmen des Vertrags mit dem ausländischen Unternehmen

Der Arbeitnehmer zahlt die Einkommensteuervorauszahlungen bis zum 20. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem er als polnischer Steuerpflichtgier Einkünfte erzielt hat. Die Ausnahme ist Dezember –  die Steuern für diesen Monat sind spätestens bis zum 30. April des Folgejahres abzurechnen.

Beispiele: 

• Der Arbeitnehmer erhielt am 25. Mai ein Entgelt von einem ausländischen Arbeitgeber für die Fernarbeit aus Polen, so dass er die Einkommensteuervorauszahlung bis zum 20. Juni zahlt.
• Der Arbeitnehmer erhielt am 2. Juni ein Entgelt von einem ausländischen Arbeitgeber für die Fernarbeit aus Polen, so dass er die Einkommensteuervorauszahlung bis zum 20. Juli zahlt.

Darüber hinaus hat ein Steuerpflichtiger, der die Einkommensteuervorauszahlungen selbst zahlt, eine jährliche Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt einzureichen. Er hat dafür Zeit bis zum 30. April des auf das Steuerjahr folgenden Jahres.

Wie sollte man die Einkommensteuer im Falle eines Arbeitsentgelts in Fremdwährung abrechnen?

Wenn ein Arbeitnehmer ein Entgelt für die Arbeit von Polen aus in einer Fremdwährung erhält, muss im Rahmen der Einkommensteuer-Abrechnung die entsprechende Umrechnung dieses Entgelts vorgenommen und eine Steuervorauszahlung in polnischer Währung geleistet werden.

Vergütungen in Fremdwährungen werden in PLN umgerechnet, und zwar nach dem durchschnittlichen Wechselkurs, der von der Polnischen Nationalbank bekannt gegeben wird. Bei der Abrechnung der Steuer sollte der Wert des Wechselkurses vom letzten Arbeitstag vor dem Tag der Erzielung der Einkünfte berücksichtigt werden.

Fernarbeit aus Polen: Was sollten Sie sonst noch beachten?

Die Grundsätze für die Besteuerung des Entgelts eines polnischen Arbeitnehmers sind nicht der einzige Punkt, auf den ein ausländischer Arbeitgeber achten sollte. So muss beispielsweise auch festgelegt werden, in welchem Staat ein bestimmter Arbeitnehmer kranken- und sozialversicherungspflichtig ist. 

Die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Polen kann für den Arbeitgeber auch das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte in Polen im Sinne der Körperschaftsteuervorschirften (sog. PE – Permanent Establishment) und einer festen Niederlassung im Sinne der Mehrwertsteuervorschriften (sog. FE – Fixed Establishment) mit sich bringen, was wiederum erhebliche Auswirkungen auf die rechtliche und steuerliche Lage des Arbeitgebers haben kann. Bevor Sie sich für die Einstellung von Arbeitnehmern in Polen entscheiden, empfehlen wir Ihnen daher, sich an die Experten von RSM Poland zu wenden, die Ihnen alle wichtigen Fragen aus der Sicht der polnischen Vorschriften erklären.