Geschäftsführung einer GmbH – wichtige Informationen und Regelungen

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was ist die Geschäftsführung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung?
• Wie setzt sich die Geschäftsführung einer GmbH zusammen und was bedeutet das in der Praxis?
• Welche Funktion hat die Geschäftsführung einer GmbH?
• Welche Haftung übernehmen die Geschäftsführer einer GmbH?

Der Antritt der Geschäftsführung einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung hängt mit einer Reihe von Rechten und Pflichten zusammen, und die Nichteinhaltung der Vorschriften, die die Haftung der Geschäftsführer und die an sie gestellten Anforderungen definieren, kann unangenehme rechtliche Folgen haben und sich sogar negativ auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auswirken. Hier sind die wichtigsten Grundsätze der Geschäftsführung bei einer GmbH.

Was ist die Geschäftsführung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung?

Die Geschäftsführung ist eines der zwingend vorgeschriebenen Organe einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Sie ist ihr Exekutivorgan, d.h. sie führt die Geschäfte der Gesellschaft und vertritt sie nach außen.

Die Befugnisse der Geschäftsführung zur Führung der Geschäfte der Gesellschaft sind im Handelsgesetzbuch (HGB-PL) geregelt und stellen eine spezifische Grundlage dar, die nach dem Gesellschaftsvertrag erweitert oder eingeschränkt werden kann.

Es wird auch davon ausgegangen, dass die Geschäftsführung der Gesellschaft über alle Angelegenheiten entscheiden kann, die nicht der Zuständigkeit anderer Organe der Gesellschaft vorbehalten sind. Die Befugnisse der Geschäftsführung werden auch von ihrer Stellung in der Struktur der Organe der Gesellschaft beeinflusst – darunter dadurch, ob im Unternehmen Aufsichtsorgane bestellt wurden.

Was ist der Unterschied zwischen der Führung der Geschäfte einer GmbH und ihrer Vertretung?

Die Führung der Geschäfte und die Vertretung der Gesellschaft gehören zu den grundlegenden Befugnissen der Geschäftsführung, d.h. – praktisch gesprochen – zu den Befugnissen der Geschäftsführer, die nach der Vertretungsregelung einer GmbH handeln.

Die Führung der Geschäfte der Gesellschaft umfasst:

• Treffen von Entscheidungen im Zusammenhang mit der Verwaltung der laufenden (d. h. täglichen) Tätigkeit der Gesellschaft und der Verwaltung ihres Vermögens;
• Überwachung der Durchführung von organisatorischen und tatsächlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens.

Zusammengefasst bedeutet die Führung der Geschäfte der Gesellschaft in einem Satz alle tatsächlichen Tätigkeiten (wie z.B. Beschlussfassung, Treffen von Entscheidungen und Stellungnahmen), die gemäß dem Gegenstand des Unternehmens vorgenommen werden und deren Hauptzweck in der Erfüllung seiner Aufgaben besteht.

Dagegen ist unter der Vertretung die Abgabe und Entgegennahme von Willenserklärungen im Namen der Gesellschaft nach außen zu verstehen. Der Umfang der Pflichten im Zusammenhang mit diesem Begriff ist daher völlig anders als bei der Führung der Geschäfte der Gesellschaft (die nur Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens umfasst). Die Vertretung der Gesellschaft umfasst die Ermächtigung eines Geschäftsführers, in gesetzlich vorgeschriebenen und nicht gesetzlich vorgeschriebenen Angelegenheiten gemäß der im Landesgerichtsregister (KRS) angegebenen Vertretungsregelung zu handeln.

Zusammensetzung der Geschäftsführung einer GmbH

Ein oder mehrere Geschäftsführer

Gemäß den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches bestimmt sich die zulässige Anzahl der Geschäftsführer nach den Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags. 

Die Gesellschafter können die Anzahl der Geschäftsführer individuell nach eigenem Ermessen und nach Bedarf festlegen. Eine Geschäftsführung kann aus einer oder mehreren Personen bestehen. Es ist jedoch zu beachten, dass die genaue Bestimmung der Anzahl der Geschäftsführer im Gesellschaftsvertrag – z.B. die Angabe, dass die Geschäftsführung der Gesellschaft aus zwei Geschäftsführern besteht – erfordert, dass genau so viele Personen als Geschäftsführer bestellt werden müssen. Andernfalls wird die Geschäftsführung nicht ordnungsgemäß besetzt (d.h. es entsteht die sog. unvollständige Geschäftsführung) oder – bei der Bestellung von mehr Geschäftsführern als im Gesellschaftsvertrag genannt – entstehen Zweifel am Mandat (an der Ermächtigung) einzelner Geschäftsführer.

Unvollständige Geschäftsführung

Eine Besetzung der Geschäftsführung unterhalb der im Gesellschaftsvertrag genannten Schwelle wird diese Geschäftsführung praktisch handlungsunfähig machen, weil sie – als nicht ordnungsgemäß besetzt – nicht in der Lage sein wird, die Gesellschaft zu vertreten und ihre Geschäfte zu führen.

Sonstige Mitglieder der unvollständigen Geschäftsführung werden nicht in der Lage sein, Tätigkeiten vorzunehmen, einschließlich solcher, die unter den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb fallen^1,2. Ein Geschäftsführer ist nämlich Mitglied der Geschäftsführung als Organ – und es ist das Organ, das nach der im Landesgerichtsregister angegebenen Vertretungsregelung die Gesellschaft vertreten kann.

Es ist zu betonen, dass die von der unvollständigen Geschäftsführung vorgenommene Geschäfte keine Rechtskraft haben und nicht von einem Geschäftsführer bestätigt werden können, der die Zusammensetzung der Geschäftsführung irgendwie auf die in im Gesellschaftsvertrag vorgesehene Mindestanzahl „ergänzt”. Gleiches gilt, wenn als Geschäftsführer eine Person bestellt wird, die die im Gesellschaftsvertrag festgelegte Zahlgrenze überschreitet. 

Wer kann Geschäftsführer einer GmbH werden?

Geschäftsführer kann jede natürliche Person werden, die voll geschäftsfähig ist – auch ein Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung. 

Voraussetzung für die Bestellung als Geschäftsführer ist, dass die betreffende Person nicht rechtskräftig wegen der in Art. 18 § 2 HGB-PL aufgeführten Straftaten verurteilt wurde, d. h. wegen der in Art. 587-587², Art. 590 und 591 HGB-PL sowie in Art. 228–231 und in Abschnitten XXXIII–XXXVII des Strafgesetzbuches (StGB-PL) genannten Straftaten, d. h. für:

• Bekanntgabe oder Präsentation falscher Daten gegenüber den Gesellschaftsorganen, öffentlichen Behörden oder einer mit der Suche nach falschen Daten beauftragten Person;
• Nicht rechtzeitige Zurverfügungstellung von Informationen, Unterlagen, Berichten oder Erläuterungen oder ihre Zurverfügungstellung nicht entsprechend den Tatsachen, Verheimlichung der Daten, die den Inhalt dieser Informationen, Unterlagen, Berichte oder Erläuterungen erheblich beeinträchtigen;
• Behinderung des Zugangs zu Unterlagen und Nichtbereitstellung von Informationen;
• Ermöglichung rechtswidriger Abstimmungen;
• Teilnahme an einer rechtswidrigen Abstimmung;
• Käuflichkeit;
• Bestechung;
• Vorteilsgewährung;
• Missbrauch einer Funktion;
• Straftaten gegen den Schutz von Informationen;
• Straftaten gegen die Glaubwürdigkeit von Dokumenten;
• Vermögensdelikte;
• Straftaten gegen den Geschäftsverkehr und Vermögensinteressen im zivilrechtlichen Verkehr;
• Straftaten gegen den Geld- und Wertpapierumlauf. 

Nicht selten prüfen Gerichte, ob ein Geschäftsführer wegen einer (oder mehrerer) der oben genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt worden ist, und nehmen erst nach Feststellung dieses Umstandes einen Eintrag im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters vor, der den Wechsel der Geschäftsführung (Bestellung des Geschäftsführers) bestätigt. Wurde der bestellte Geschäftsführer vor seiner Eintragung in das Register wegen einer der oben genannten Straftaten verurteilt, lehnt das Gericht seine diesbezügliche Eintragung ab. Gleiches gilt, wenn ein Geschäftsführer wegen einer dieser Straftaten verurteilt (oder entmündigt) wird, nachdem er bestellt worden ist. In einem solchen Fall erlischt das Mandat eines Geschäftsführers von Rechts wegen automatisch.

Es ist erwähnenswert, dass der Gesellschaftsvertrag oder Gesellschafterbeschluss zusätzliche Anforderungen an die als Geschäftsführer bestellte Person vorsehen können.

Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer: Wie geht das?

Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer erfolgt aufgrund eines Beschlusses der Gesellschafterversammlung und bedarf in der Regel der Schriftform. Nach Art. 247 § 2 HGB-PL ist der Beschluss in einer geheimen Abstimmung mit der absoluten Stimmenmehrheit zu fassen.

Die Art und Weise der Bestellung von Geschäftsführern kann im Gesellschaftsvertrag anders geregelt werden. Seine Bestimmungen können die Zuständigkeit für die Bestellung der Geschäftsführung auf andere Organe der Gesellschaft übertragen. Es besteht auch die Möglichkeit, einem Gesellschafter persönliche Rechte einzuräumen, Geschäftsführer zu bestellen oder den bestimmten Geschäftsanteilen bei der Bestellung von Geschäftsführern den Vorzug zu geben.

Interessanterweise ist es auch möglich, dass die Geschäftsführer einer GmbH von Dritten bestellt werden.

Mandat und Amtszeit – was ist das?

Obwohl sie funktional miteinander verbunden sind, sind Mandat und Amtszeit zwei separate Begriffe.

Amtszeit ist der Zeitraum, für den ein Geschäftsführer bestellt wurde. Ein Mandat ist dagegen eine Ermächtigung zur Ausübung der Funktion eines Geschäftsführers.

Die Amtszeit wirkt sich auf die Dauer des Mandats aus. Ohne ein gültiges Mandat kann ein Geschäftsführer seine Funktion nicht ausüben.

Wann erlischt dann das Mandat? Dies ist die Folge der folgenden Situationen:

• Ende der Amtszeit, nachdem die Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses für das letzte Jahr der Amtszeit abgehalten wurde; In einem solchen Fall ist jedoch zu beachten, dass, wenn der Gesellschaftsvertrag eine Amtszeit von einem Jahr oder weniger vorsieht oder wenn der Gesellschaftsvertrag nichts über die Amtszeit aussagt und darin nicht angegeben ist, dass die Geschäftsführung auf unbestimmte Zeit bestellt wird, das Mandat eines Geschäftsführers am Tag der Gesellschafterversammlung endet, die den Jahresabschluss für das erste volle Geschäftsjahr seiner Tätigkeit als Geschäftsführer feststellt (Art. 202 § 1 HGB-PL);
• Tod des Geschäftsführers;
• Rücktritt des Geschäftsführers;
• Abberufung des Geschäftsführers;
• Verurteilung des Geschäftsführers durch ein rechtskräftiges Urteil wegen der in Art. 18 HGB-PL genannten Straftaten. 

Beschränkungen der Geschäftsführung gegenüber der Gesellschaft: Art. 207 HGB-PL

Die Geschäftsführer unterliegen bestimmten Beschränkungen gegenüber der Gesellschaft bei der Ausübung ihrer Aufgaben. Diese Beschränkungen sind im Handelsgesetzbuch, im Gesellschaftsvertrag und (sofern im Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt ist) in den Gesellschafterbeschlüssen aufgeführt. 

Ein Verstoß gegen die o.g. Beschränkungen kann Folgendes bedeuten:

• absolute Nichtigkeit von Rechtsgeschäften (mit Ausnahme von Art. 230 HGB-PL);
• Schadensersatzhaftung gegenüber der Gesellschaft mit beschränkter Haftung wegen rechtswidriger Handlungen;
• vertragliche Haftung;
• Haftung des Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft (Suspendierung oder Abberufung).

Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, sollten Sie sich daher an die oben genannten Beschränkungen erinnern und gegebenenfalls die Vorschriften und Quellenunterlagen der Gesellschaft analysieren, um mögliche unangenehme Folgen zu vermeiden.

Wie funktioniert ein Wettbewerbsverbot bei einem Geschäftsführer?

Nach Art. 211 HGB-PL muss ein Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung von dieser die Erlaubnis einholen, Tätigkeiten wie die Verfolgung wettbewerbsorientierter Interessen, die Beteiligung an einer wettbewerbsfähigen Gesellschaft als Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts, einer Personengesellschaft oder als Mitglied eines Organs einer Kapitalgesellschaft auszuüben sowie sich an einer anderen wettbewerbsfähigen juristischen Person als Mitglied eines Organs zu beteiligen.

Das Wettbewerbsverbot gilt auch für das Halten einer Beteiligung an einer wettbewerbsfähigen Kapitalgesellschaft, wenn ein Geschäftsführer/Vorstandsmitglied mindestens 10% der Geschäftsanteile oder Aktien dieser Gesellschaft hält oder das Recht hat, mindestens einen Geschäftsführer/ein Vorstandsmitglied zu bestellen.

Und was ist Wettbewerbstätigkeit in der Praxis? Von einer Wettbewerbstätigkeit kann man sprechen, wenn ein Geschäftsführer Interessen vertritt, deren Umfang mit dem Umfang der Geschäftstätigkeit des Unternehmens übereinstimmt, in dem er tätig ist, oder wenn er in irgendeiner Weise an einer Gesellschaft beteiligt ist, die ähnliche Tätigkeiten ausübt. Allerdings stehen nur Tätigkeiten im Zusammenhang mit der wettbewerbsfähigen Teilnahme am Markt dem Interesse der Gesellschaft zuwider.

Welches Risiko besteht für einen Geschäftsführer, wenn er Wettbewerbshandlungen gegenüber der Gesellschaft vornimmt? In einer solchen Situation kann ein Geschäftsführer finanziell für Schäden haften, die durch sein rechtswidriges Tun oder Unterlassen (wenn er trotz seiner Verpflichtung keine Handlungen vornimmt) verursacht wurden.

Wichtig ist jedoch, dass die Wettbewerbstätigkeit die Wirksamkeit der Rechtsgeschäfte eines Geschäftsführers nicht berührt. 

Art. 210 HGB-PL – was ist mit dem Bevollmächtigten?

Art. 210 HGB-PL regelt die Vorgehensweise in einer Situation, in der eine Gesellschaft und ein Geschäftsführer als Gegenparteien eines Gerichtsverfahrens oder eines Vertrags auftreten.

In einem solchen Fall soll die Gesellschaft durch den Aufsichtsrat oder einen durch den Gesellschafterbeschluss bestellten Bevollmächtigten vertreten werden. 

Wenn alle Geschäftsanteile der Gesellschaft einem Gesellschafter gehören und dieser auch der einzige Geschäftsführer ist, dann erfordert das Rechtsgeschäft zwischen dem Gesellschafter und der Gesellschaft nicht die Bestellung eines Bevollmächtigten, sondern soll in Form einer notariellen Urkunde abgeschlossen werden, was der Notar jedes Mal dem Registergericht mitteilen muss (indem er dies über das EDV-System tut).

Die Beauftragung eines Bevollmächtigten zielt darauf ab, die Interessen der Gesellschaft, ihrer Gesellschafter und Gläubiger zu wahren. Der Abschluss von Verträgen und das Erscheinen in einer Gerichtsverhandlung durch dieselben Personen, die auf beiden Seiten der Barrikade auftreten, sind die sog. Insichgeschäfte. Der Katalog dieser Geschäfte umfasst auch einseitige Rechtsgeschäfte, die darauf abzielen, dass die bestehenden Beziehungen zwischen der Gesellschaft und einem Geschäftsführer enden. Dazu gehört auch die Änderung dieser Beziehungen.

Aus rechtlicher Sicht sind solche Verträge oder Rechtsgeschäfte absolut nichtig. Das bedeutet, dass ihre nachträgliche Bestätigung in der Regel nicht möglich ist. Es lohnt sich auf jeden Fall, dies im Hinterkopf zu behalten und vor der Planung von irgendwelchen Geschäften in der Beziehung zwischen der Gesellschaft und einem Geschäftsführer die Lage der Gesellschaft sorgfältig zu analysieren.

Haftung der Geschäftsführer

Die grundlegende (aber nicht die einzige) Bestimmung, die die Haftung der Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung regelt, ist Artikel 299 HGB-PL.

Nach dieser Regelung haften die Geschäftsführer gesamtschuldnerisch für Verbindlichkeiten der Gesellschaft, falls sich die Zwangsvollstreckung gegen diese Gesellschaft als fruchtlos erweist. Es ist jedoch möglich, dass sich ein Geschäftsführer von der Haftung für diese Verbindlichkeiten befreit. Es ist jedoch zu beweisen, dass:

• der Geschäftsführer den Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gegen die Gesellschaft rechtzeitig gestellt hat, oder
• zur gleichen Zeit ein Beschluss über die Eröffnung eines Restrukturierungsverfahrens oder die Genehmigung eines Vergleichs im Verfahren über die Genehmigung eines Vergleichs ergangen ist, oder
• die Nichtstellung eines Insolvenzantrags ohne Verschulden des Geschäftsführers erfolgt ist, oder
• obwohl kein Insolvenzantrag gestellt und kein Beschluss über die Eröffnung des Restrukturierungsverfahrens erlassen wurde oder im Verfahren über die Genehmigung eines Vergleichs kein Vergleich genehmigt wurde, erlitt der Gläubiger keinen Schaden.

Der Kern von Art. 299 HGB-PL besteht darin, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung und ihre Gesellschafter und Gläubiger vor einer nicht ordnungsgemäßen Führung der Geschäfte der Gesellschaft durch die Geschäftsführer zu schützen. Diese Unregelmäßigkeit bei der Führung der Geschäfte konzentriert sich auf das Risiko, zum Nachteil (Nichtbefriedigung) der Gläubiger zu führen, weil es nicht möglich ist, eine wirksame Zwangsvollstreckung in das Vermögen der Gesellschaft durchzuführen. Diese Bestimmung ermöglicht es daher, die Geschäftsführer, die ihre Funktion während des Zeitraums des Eintretens der für die Stellung des Insolvenzantrags oder die Eröffnung eines Restrukturierungsverfahrens erforderlichen Umstände ausgeübt haben, für eine unzuverlässige Führung der Geschäfte des Unternehmens haftbar zu machen.

Auf diese Umstände werden wir in unserem nächsten Beitrag näher eingehen. Bleiben Sie auf dem Laufenden und lesen Sie unsere Beiträge.

Die Rolle eines Geschäftsführers bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung erfordert viel Aufmerksamkeit

Wie Sie sehen, sind die Begriffe der Geschäftsführung, der Führung der Geschäfte und der Vertretung der Gesellschaft nicht so einfach und hängen mit einer Vielzahl von Vorschriften zusammen, die in der Praxis viele Probleme verursachen können. Daher ist es von Vorteil, sich mit allen Regelungen vertraut zu machen, die mit dieser Rolle verbunden sind, bevor Sie sich für den Antritt der Geschäftsführung entscheiden, sowie mit allen Vor- und Nachteilen der Führung der Geschäfte des Unternehmens. Auch nach Antritt des Amtes lohnt es sich, regelmäßig die Unterstützung von professionellen Rechtsberatern in Anspruch zu nehmen. 

Bei Fragen oder Zweifeln zu diesem Thema stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

¹ Z. Jara(red./Red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz do art. 201/Handelsgesetzbuch. Kommentar zu Art. 201. Wyd./Aufl. 5, Warszawa 2024.
² Siehe abweichende Meinung des Obersten Gerichts im Beschluss vom 18.7.2012, III CZP 40/12, Legalis; Urteil vom 5.11.2010, I CSK 63/10, Legalis, mit der zustimmenden Glosse von M. Borkowski, Lex 2013; Urteil vom 21.1.2005, I CK 528/04, Legalis; des Woiwodschaftsverwaltugnsgerichts Szczecin im Urteil vom  30.10.2013, I SA/Sz 559/13, Legalis, oder von J.P. Naworski, w/in: R. Potrzeszcz, T. Siemiątkowski, KSH. Komentarz/Handelsgesetzbuch. Kommentar, t./Band 2, 2011, art./Art. 201; Siehe auch A. Szajkowski, M. Tarska, A. Szumański, w/in: S. Sołtysiński i in., KSH. Komentarz/Handelsgesetzbuch. Kommentar, t./Band 2, 2005, S. 456–457 – wo die aufgeführte Autoren die Möglichkeit zulassen, die Geschäfte gemäß art. 208 § 3 HGB-PL zu führen.