Was ist eine Verschmelzung von Gesellschaften und was sind ihre Phasen?

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was sind die Ziele und Auswirkungen einer Verschmelzung von Gesellschaften?
• Welche Verschmelzungsmethoden gibt es?
• Worauf beruht eine Verschmelzung und wann ist sie möglich?
• Was sind die Verschmelzungsphasen?
• Welche Eintragungsschritte sind im Zusammenhang mit der Verschmelzung zu unternehmen?
• Wie viel kostet eine Verschmelzung?

Die Verschmelzung von Gesellschaften ist ein mehrstufiger, aber überlegenswerter Vorgang, der ehrgeizigen Unternehmen viele geschäftliche Vorteile bringen kann. Sein Beginn erfordert jedoch entsprechende Vorbereitungen und Analysen im Vorfeld sowie die Erstellung einer Reihe von Unterlagen, was – insbesondere für aktiv tätige Unternehmen, die mit dem laufenden Geschäftsbetrieb beschäftigt sind – eine recht anspruchsvolle Aufgabe sein kann. Was sollten Sie also wissen, bevor Sie sich für eine Verschmelzung von Handelsgesellschaften entscheiden. Worauf beruht sie genau und wann lohnt es sich, die Unterstützung eines Experten in Anspruch zu nehmen? Gehen wir die Verschmelzung Schritt für Schritt durch und prüfen wir die Anforderungen, die das polnische Handelsgesetzbuch (HGB-PL) an Unternehmer stellt, die sich dafür entscheiden.

Was sind die Vorteile von Übernahmen und Verschmelzungen?

Die Verschmelzung von Gesellschaften ist ein Vorgang, der zwar zeitaufwendig ist, aber viele bestimmte Vorteile mit sich bringt. Zu den Vorteilen, die Unternehmen aus der Verschmelzung ziehen können, gehören:

• Kostenoptimierung – durch Eliminierung doppelter Vorgänge und bessere Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
• Vereinfachung der Struktur – eine Verschmelzung von Gesellschaften kann sowohl die Betriebskosten optimieren als auch die Effizienz der Entscheidungsprozesse erhöhen (z. B. durch Übertragung der Verantwortung für die Führung der Geschäfte auf eine Geschäftsführung).
• Erhöhung des Umfangs der Geschäftstätigkeit – die Zusammenführung kleinerer Unternehmen zu einem größeren garantiert eine stärkere Marktposition und sorgt für ein besseres Verhandlungsgeschick.
• Diversifizierung der Tätigkeiten – eine Verschmelzung von Gesellschaften kann zur Erweiterung des Angebots an Produkten und Dienstleistungen führen und dem Unternehmen den Eintritt in neue Märkte ermöglichen.
• Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit – verschmelzende Gesellschaften können ihre Fähigkeiten durch den Einsatz von gemeinsamen Technologien und Know-how steigern.
• Bessere Kapitalverwendung – ein großes Unternehmen anstelle mehrerer kleinerer Unternehmen garantiert die Vereinfachung des Finanzmanagements und Verbesserung der Liquidität.

Jede Verschmelzung ist zwar zweifellos von Vorteil, erfordert aber eine sorgfältige Planung und ein Nachdenken über den Vorgang, um die beabsichtigten Effekte zu erzielen und die angenommenen Geschäftsziele zu erreichen.

Welche Arten von Verschmelzungen sind im Handelsgesetzbuch vorgeschrieben?

Die Verschmelzung kann wie folgt erfolgen:

1. durch Übertragung des gesamten Vermögens einer (übertragenden) Gesellschaft auf eine andere (übernehmende) Gesellschaft gegen Anteile oder Aktien, die die übernehmende Gesellschaft den Gesellschaftern der übertragenden Gesellschaft gewährt – dies ist die sog. Verschmelzung durch Aufnahme.
2. durch Gründung einer Kapitalgesellschaft oder einer Kommanditgesellschaft auf Aktien, auf die das Vermögen aller verschmelzenden Gesellschaften gegen Anteile oder Aktien an der neuen Gesellschaft übertragen wird – die sog. Verschmelzung durch Neugründung.

Sowohl Kapitalgesellschaften als auch Personengesellschaften können sich an einer Verschmelzung beteiligen. Bitte beachten Sie jedoch die folgenden Einschränkungen:

• Kapitalgesellschaften (d.h. eine Aktiengesellschaft, eine einfache Aktiengesellschaft und eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung) können miteinander und mit Personengesellschaften verschmelzen. Eine Personengesellschaft (mit Ausnahme einer Kommanditgesellschaft auf Aktien) darf jedoch weder übernehmende Gesellschaft noch neu gegründete Gesellschaft sein.
• Personengesellschaften können nur durch die Gründung einer Kapitalgesellschaft oder einer Kommanditgesellschaft auf Aktien (oder durch deren Aufnahme durch eine Kommanditgesellschaft auf Aktien) miteinander verschmelzen.
• Die Verschmelzung ist nicht möglich, wenn eine der Parteien:
  • eine Gesellschaft in Abwicklung ist, die mit der Teilung des Vermögens begonnen hat,
  • eine Gesellschaft in Insolvenz ist.

Verschmelzung von Gesellschaften Schritt für Schritt

A. Analyse von Unterlagen

Zu Beginn der Verschmelzung ist es zunächst notwendig, Verträge, Verwaltungsentscheidungen und wichtige Unterlagen (wie Lizenzen, Erlaubnisse und Genehmigungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit der verschmelzenden Gesellschaften) zu analysieren.

Nach den polnischen Vorschriften übernimmt die übernehmende Gesellschaft (oder die neu gegründete Gesellschaft) zum Zeitpunkt der Verschmelzung alle Rechte und Pflichten der übertragenden Gesellschaft oder der Unternehmen, die die neue Gesellschaft gründen.

Gesetzliche Vorschriften oder Bestimmungen in Dokumenten können jedoch zusätzliche Anforderungen an Unternehmen stellen – zum Beispiel die Pflicht, bestimmte Behörden über die geplante Verschmelzung zu informieren oder ihre Zustimmung zur Durchführung des gesamten Vorgangs einzuholen. Dies gilt insbesondere für Verträge mit Banken, Leasinggebern sowie für Fragen im Zusammenhang mit Zuschüssen und Subventionen. Im Falle von Gesellschaften, die diese Art von Instrumenten verwenden, kann das Fehlen geeigneter Maßnahmen die zuvor vereinbarten Finanzierungsbedingungen beeinträchtigen oder sogar dazu führen, dass die Finanzmittel zurückgegeben werden müssen. 

Falls solche Anforderungen bestehen, ist es in erster Linie notwendig, sie zu erfüllen, um die vollständige Nachfolge von Rechten und Pflichten zu gewährleisten.

B. Erstellung des Verschmelzungsplans

Die wichtigste Phase bei der Verschmelzung von Gesellschaften ist die Erstellung eines entsprechenden Verschmelzungsplans in schriftlicher Form. Dieses Dokument muss von den Geschäftsführungen/Vorständen beider an der Verschmelzung beteiligten Unternehmen vereinbart und unterzeichnet werden.

Da die Vereinbarung des Verschmelzungsplans über die gewöhnliche Geschäfte der Gesellschaft hinausgeht, müssen die Geschäftsführungen/Vorstände der an der Verschmelzung beteiligten Gesellschaften zu seiner Erstellung im Vorfeld entsprechende Beschlüsse fassen.

Ein Verschmelzungsplan muss bestimmte obligatorische Bestandteile enthalten. Relevant sind solche Angaben wie:

• Rechtsformen, Firmen, Geschäftsanschriften der einzelnen verschmelzenden Gesellschaften und die Art ihrer Verschmelzung sowie – im Falle einer Verschmelzung von Gesellschaften durch Gründung einer neuen Gesellschaft – die Rechtsform, die Firma und die Geschäftsanschrift der neuen Gesellschaft,
• das Umtauschverhältnis von Anteilen oder Aktien der übertragenden Gesellschaft (oder der Gesellschaften, die durch die Gründung einer neuen Gesellschaft miteinander verschmelzen) gegen Anteile oder Aktien der übernehmenden Gesellschaft (oder der neu gegründeten Gesellschaft) und die Höhe etwaiger baren Zuzahlungen – es sei denn, ein solcher Umtausch findet nicht statt,
• Regeln für die Gewährung von Anteilen oder Aktien an der übernehmenden Gesellschaft (oder an einer neu gegründeten Gesellschaft),
• der Zeitpunkt, von dem die Anteile oder Aktien der verschmelzenden Gesellschaften einen Anspruch auf einen Anteil am Bilanzgewinn der übernehmenden Gesellschaft (oder neu gegründeten Gesellschaft) gewähren,
• die Rechte, die die übernehmende Gesellschaft den einzelnen Gesellschaftern sowie den Inhabern besonderer Rechte an der übertragenden Gesellschaft (oder an den Gesellschaften, die durch die Gründung einer neuen Gesellschaft miteinander verschmelzen) gewährt,
• besondere Vorteile, die den Mitgliedern der Organe von verschmelzenden Gesellschaften sowie den anderen an der Verschmelzung beteiligten Personen gewährt werden (wenn solche zuvor gewährt wurden).

Dem Verschmelzungsplan sind folgende Unterlagen beizufügen:

1. Entwurf von Verschmelzungsbeschlüssen,
2. Entwurf zur Änderung des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung der übernehmenden Gesellschaft (oder Entwurf des Gesellschaftsvertrags oder der Satzung der neu gegründeten Gesellschaft),
3. ein Dokument, das den Wert des Vermögens der übertragenden Gesellschaft (oder der Gesellschaften, die durch die Gründung einer neuen Gesellschaft miteinander verschmelzen) zu einem bestimmten Zeitpunkt im Monat vor der Einreichung des Antrags auf Bekanntmachung des Verschmelzungsplans bestimmt (in der Regel sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung der verschmelzenden Gesellschaften ausreichend, die zusammen mit einer kurzen Erklärung der Geschäftsführung/des Vorstands vorgelegt werden, in der die Mitglieder auf den Wert des Vermögens der Gesellschaft hinweisen),
4. eine Erklärung mit der buchenmäßigen Darstellung der Gesellschaft, die für die Zwecke der Verschmelzung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Monat vor der Einreichung des Antrags auf Bekanntmachung des Verschmelzungsplans und unter Verwendung der gleichen Methoden (und im gleichen Verfahren) erstellt wurde, wie die letzte Jahresbilanz (in der Regel genügt eine kurze Erklärung der Geschäftsführung/des Vorstands, in der die Mitglieder auf die buchenmäßige Darstellung von Gesellschaften hinweisen).

C. Erstellung des Verschmelzungsberichts

Die Geschäftsführungen/Vorstände der verschmelzenden Gesellschaften sind auch verpflichtet, einen schriftlichen Bericht zu erstellen, der: 

• die Begründung der Verschmelzung,
• rechtliche und wirtschaftliche Grundlagen der Verschmelzung,
• das Umtauschverhältnis von Anteilen oder Aktien

enthält.

Die Gesellschafter von verschmelzenden Gesellschaften können jedoch einstimmig beschließen, dieses Erfordernis einzuschränken.

D. Vorlage des Verschmelzungsplans beim Registergericht und seine Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer

Die nächste Phase der Verschmelzung ist die Vorlage des Verschmelzungsplans beim Registergericht zusammen mit dem Antrag auf Bestellung eines Wirtschaftsprüfers, der ihn analysieren wird.

Der Wirtschaftsprüfer beurteilt den Verschmelzungsplan in Bezug auf seine Zuverlässigkeit und Einhaltung der Vorschriften. Es ist gut zu beachten, dass die für die Durchführung einer Prüfung erforderliche Zeit verkürzt werden kann, wenn der Antrag an das Gericht die Angabe eines bestimmten Wirtschaftsprüfers enthält, der den Unternehmen zuvor bestätigt hat, dass er verfügbar und in der Lage ist, eine solche Aufgabe zu übernehmen. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Registergerichte solchen Anträgen meistens stattgeben, weil dies den Verschmelzungsvorgang rationalisiert und gleichzeitig den Verlauf des Eintragungsverfahrens optimiert.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Gesellschafter der an der Verschmelzung beteiligten Unternehmen beschließen können, auf eine solche Prüfung zu verzichten. Auf diese Weise können Sie die Kosten des gesamten Vorgangs senken und seine Durchführung beschleunigen.

Es ist nicht zu vergessen, dass der Verschmelzungsplan bekannt gemacht werden muss. Die Gesellschaften müssen dieser Verpflichtung spätestens einen Monat vor dem Tag der Gesellschafterversammlung oder der Hauptversammlung nachkommen, in der der Verschmelzungsbeschluss gefasst werden soll. Die Bekanntmachung soll im Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger (MSiG) sowie an einem anderen Ort oder auf eine andere Weise (falls erforderlich) veröffentlicht werden, die in dem Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung der Gesellschaft festgelegt ist.

Von der Pflicht zur Bekanntmachung des Verschmelzungsplans sind Gesellschaften befreit, die den Verschmelzungsplan innerhalb einer bestimmten Frist – bis zur Beendigung der Gesellschafterversammlung (Hauptversammlung), die den Verschmelzungsbeschluss fassen wird – ununterbrochen und kostenlos auf ihrer Website zur Verfügung stellen.

E. Unterrichtung der Gesellschafter über die geplante Verschmelzung

Nachdem der Verschmelzungsplan beim Registergericht vorgelegt und von einem Wirtschaftsprüfer geprüft wurde, müssen die Geschäftsführungen/Vorstände der an der Verschmelzung beteiligten Unternehmen die Gesellschafter zweimal über das geplante Verfahren unterrichten.

Die erste Mitteilung über die Verschmelzung der Gesellschaften sollte den Gesellschaftern mindestens einen Monat vor dem geplanten Tag der Beschlussfassung über die Verschmelzung zugestellt werden. Die zweite Mitteilung muss von der Geschäftsführung/dem Vorstand im Abstand von mindestens zwei Wochen nach der ersten Mitteilung übersendet werden.

F. Fassung der Verschmelzungsbeschlüsse

Der nächste Schritt besteht darin, dass die Gesellschafterversammlungen Verschmelzungsbeschlüsse fassen. Diese Beschlüsse müssen notariell beurkundet werden. Für die Beschlussfassung ist eine Mehrheit von 75 % der Stimmen erforderlich, die mindestens die Hälfte des Stammkapitals der Gesellschaft vertreten. Darüber hinaus kann es je nach Art der Verschmelzung erforderlich sein, den Gesellschaftsvertrag der übernehmenden Gesellschaft zu ändern (oder einen neuen Vertrag zu erstellen).

G. Einreichung entsprechender Anträge beim Landesgerichtsregister

In der vorletzten Phase müssen die Gesellschaften entsprechende Anträge (einschließlich eines Antrags auf Eintragung der Verschmelzung) beim Landesgerichtsregister (KRS) einreichen. Je nach der Art der Verschmelzung handelt es sich in den meisten Fällen um einen Antrag auf Eintragung einer neu gegründeten Gesellschaft oder um einen Antrag auf Erhöhung des Stammkapitals der übernehmenden Gesellschaft.

Die Pflicht zur Anmeldung der Verschmelzung beim Landesgerichtsregister obliegt den Geschäftsführungen/Vorständen aller an der Verschmelzung beteiligten Gesellschaften.

H. Bekanntmachung der Verschmelzung

Der letzte Schritt, der von Unternehmen während des Verschmelzungsverfahrens unternommen wird, ist die Bekanntmachung der Verschmelzung durch die übernehmende Gesellschaft bzw. neu gegründete Gesellschaft. Diese Bekanntmachung erfolgt durch den Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger und auf andere Weise, wenn der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung dies vorsehen.

Wie lange dauert das Verschmelzungsverfahren?

Die Dauer des Verschmelzungsverfahrens hängt von der Art und Merkmale der daran beteiligten Unternehmen ab.

Normalerweise dauert das gesamte Verfahren 3 bis 6 Monate. Das Tempo der Verschmelzung wird nicht nur von den gesetzlichen Fristen beeinflusst, sondern auch von der Effizienz der Geschäftsführungen/Vorstände, Gesellschafter, Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und der Rechtsabteilung, die das Unternehmen unterstützt. Darüber hinaus kann die Dauer des Verfahrens durch die Fristen für die Prüfung von Anträgen durch das Registergericht beeinflusst werden.

Was sind die Kosten einer Verschmelzung?

Die Kosten für die Verschmelzung von Gesellschaften können je nach Komplexität des Falles und dem von der Geschäftsführung/dem Vorstand gewählten Verfahren variieren. Die Aufwendungen, die bei der Planung einer Verschmelzung berücksichtigt werden sollten, sind sicherlich:

• Notarkosten und mögliche Steuer auf zivilrechtliche Handlungen bei Erhöhung des Stammkapitals,
• Gerichtsgebühren und Kosten für die Veröffentlichung der Bekanntmachung im Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger (MSiG),
• Kosten für die Prüfung des Verschmelzungsplans durch einen Wirtschaftsprüfer,
• Kosten für Rechtsberatung, Steuerberatung und Buchhaltungsberatung.

Die Möglichkeit der Verschmelzung von Gesellschaften sollte mit Hilfe eines Sachverständigen analysiert werden

Die Verschmelzung von Unternehmen ist kompliziert und erfordert eine präzise Vorgehensweise unter Berücksichtigung zahlreicher gesetzlicher Anforderungen und die Erstellung von entsprechenden Unterlagen. Darüber hinaus ist es notwendig, Geschäftsführungen/Vorstände, Gesellschafter und Wirtschaftsprüfer einzubeziehen, was eine sorgfältige Abstimmung der Tätigkeiten erfordert. 

Es ist zu betonen, dass die Vorschriften in einigen Fällen vereinfachte Verfahren zulassen, die jedoch aufgrund des Umfangs des Materials zu diesem Thema Gegenstand eines anderen Beitrags sein werden.

Bei einem so komplexen Vorgang lohnt es sich, die Hilfe erfahrener Anwälte in Anspruch zu nehmen, die Sie in jeder Phase unterstützen werden – von der Erstellung des Verschmelzungsplans bis zur Einreichung von Anträgen beim Landesgerichtsregister.

Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Verschmelzungsunterlagen benötigen oder diesen Vorgang an ein Unternehmen mit Erfahrung in diesem Bereich auslagern möchten – kontaktieren Sie uns. Unser erfahrenes Team von Experten stellt Ihnen gerne alle notwendigen Informationen zur Verfügung und hilft Ihnen alle Verpflichtungen zu erfüllen, die durch die polnischen Rechtsvorschriften auferlegt werden.