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Das Hinweisgeberschutzgesetz trat am 25. September 2024 in Kraft. Einige Unternehmer haben bereits erfolgreich entsprechende Verfahren in ihren Organisationen implementiert, und einige warten darauf bis zum 1. Januar 2025. Um den Unternehmen zu helfen, die dieser Verpflichtung noch nachkommen müssen, haben wir kurze Antworten auf die häufigsten Fragen der Mandanten vorbereitet, die unseren Service zur Umsetzung der Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes im Unternehmen in Anspruch nehmen.
Welche Vorteile bringt die Einführung des internen Meldeverfahrens?
Personen, die in einem Unternehmen (bei einem Rechtsträger) arbeiten, sind in der Regel die ersten, die von Gefahren oder Aktivitäten erfahren, die dem öffentlichen Interesse schaden. Oft verzichten sie jedoch aus Angst vor einem mangelnden Schutz darauf, Missstände aufzudecken, was nur zu einer Eskalation der Probleme führt.
Ein ordnungsgemäß implementiertes und sicheres internes Meldeverfahren kann die Mitarbeiter dazu ermutigen, Missstände schneller zu melden, was zum allgemeinen Wohlergehen des Unternehmens beiträgt und die Kosten für das Krisenmanagement senkt. Durch die Implementierung des entsprechenden Instruments innerhalb des Unternehmens werden die Mitarbeiter weniger bereit sein, das Problem "nach außen" zu signalisieren, wodurch sich Imageverluste vermeiden lassen. Ein gut eingerichtetes internes Meldeverfahren ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von Vorteil..
Sind die Personen, die aufgrund eines zivilrechtlichen Vertrags beschäftigt sind, zu der Zahl der Personen hinzuzurechnen, die eine Erwerbstätigkeit im Unternehmen ausüben?
Ja. Zu 50 Personen, die eine Erwerbstätigkeit für einen Rechtsträger ausüben, gehören die Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten oder Personen, die eine Arbeit gegen Entgelt auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis ausüben (wenn keine anderen Personen für diese Art von Arbeit beschäftigt werden), unabhängig von der Grundlage der Beschäftigung.
Ist es verpflichtend, arbeitsrechtliche Meldungen entgegenzunehmen?
Nein. Die Entgegennahme von Meldungen im Bereich des Arbeitsrechts ist freiwillig. Die Entscheidung, eine solche Möglichkeit einzuführen, bleibt dem Unternehmen (Rechtsträger) überlassen.
Der Arbeitnehmer kann solche Verstöße den zuständigen Behörden (z. B. der Staatlichen Arbeitsinspektion) oder über den im Anti-Mobbing-Verfahren vorgesehenen Kanal (sofern im Unternehmen vorhanden) melden.
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Ist es verpflichtend, Meldungen von anonymen Hinweisgebern entgegenzunehmen?
Nein. Die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes verpflichten ein Unternehmen (einen Rechtsträger) nicht, anonyme Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen.
Wichtig ist jedoch, dass das Unternehmen (der Rechtsträger) im internen Meldeverfahren das Verfahren für den Umgang mit anonymen Meldungen von Rechtsverstößen angeben muss, d.h. darauf hinweisen, dass diese nicht bzw. nur ganz oder teilweise (z.B. nur im Rahmen von Korruptionsmeldungen) berücksichtigt werden.
Ist das Unternehmen verpflichtet, eine Meldung des Rechtsverstoßes von einem ehemaligen Arbeitnehmer entgegenzunehmen?
Ja. Ein Hinweisgeber kann auch eine Person sein, die beim Unternehmen (Rechtsträger) nicht mehr beschäftigt ist. Die Meldung kann sich auf Verstöße beziehen, die sowohl während als auch nach der Beendigung des Anstellungsverhältnisses aufgetreten sind.
Welche Meldekanäle sieht das Hinweisgeberschutzgesetz vor?
Das Unternehmen (der Rechtsträger) muss vertrauliche Meldekanäle bereitstellen, die mindestens die Möglichkeit einer mündlichen oder schriftlichen Meldung bieten.
Zu den beliebtesten Meldekanälen gehören u.a. Briefsendungen, Postfächer, E-Mails, SMS, die sog. Hotlines, Online-Plattformen für Hinweisgeber und persönliche Treffen mit einer Person oder Organisationseinheit, die mit dieser Aufgabe im Unternehmen beauftragt ist.
Muss ich die Entgegennahme von internen Meldungen an eine externe Stelle auslagern?
Nein. Die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes schreiben nicht vor, dass die Entgegennahme interner Meldungen an eine externe Stelle ausgelagert werden muss. Es genügt, eine bestimmte Person oder Einheit im Unternehmen (beim Rechtsträger) zu beauftragen.
Ist der Hinweisgeber verpflichtet, den internen Meldekanal zu nutzen, bevor er eine externe Meldung macht?
Nein, der Hinweisgeber ist dazu nicht verpflichtet – er kann frei entscheiden, wie er die Meldung macht.
Wie kann man Mitarbeiter dazu ermutigen, interne Meldungen zu machen?
Die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erlauben es einem Unternehmen (Rechtsträger), ein System von Anreizen einzuführen, dieses interne Meldeverfahren zu nutzen, sofern der Rechtsverstoß intern wirksam behoben werden kann und der Hinweisgeber der Ansicht ist, dass keine Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen besteht.
Das Anreizsystem kann eine finanzielle Form (z. B. Belohnung, Bonus) oder nicht finanzielle Form haben (z. B. ein Dankeschön, ein zusätzlicher freier Tag, die Möglichkeit, vertrauliche Rechtsberatung oder psychologische Unterstützung in Anspruch zu nehmen).
Muss ein Hinweisgeber Beweise für einen Rechtsverstoß haben, um eine interne Meldung machen zu können?
Nein. Der Besitz von Beweismitteln durch den Hinweisgeber ist keine Voraussetzung für die Meldung eines Rechtsverstoßes. Die Meldung soll jedoch nach Treu und Glauben und auf der Grundlage zuverlässiger Informationen erfolgen.
Welche Maßnahmen sollte ein Unternehmen (Rechtsträger) ergreifen, nachdem eine Meldung über einen Rechtsverstoß bei ihm eingegangen ist?
Nach Erhalt einer Meldung über einen Rechtsverstoß muss das Unternehmen (der Rechtsträger):
- die Meldung dokumentieren,
- dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung bestätigen,
- die gemeldeten Unregelmäßigkeiten vorläufig prüfen,
- eine Untersuchung durchführen (wenn die Meldung gerechtfertigt ist),
-
dem Hinweisgeber eine Rückmeldung zu der Meldung geben.
In welcher Form sollte die Dokumentation der internen Meldungen geführt werden?
Die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sehen nicht vor, in welcher Form ein Unternehmen (Rechtsträger) die Dokumentation der internen Meldungen führen soll. Daher ist sowohl Papier- als auch elektronische Form zulässig.
Kann die Führung der Dokumentation der internen Meldungen an eine externe Stelle ausgelagert werden?
Nein. Die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erlauben es nicht, eine Stelle außerhalb des Unternehmens (Rechtsträgers) mit Erfüllung dieser Pflicht zu beauftragen.
Kann eine Unternehmensgruppe ein gemeinsames internes Meldeverfahren haben?
Unternehmen, die einer Unternehmensgruppe im Sinne des Art. 4 Abs. 14 des Gesetzes vom 16. Februar 2007 über den Wettbewerbs- und Verbraucherschutz (GBl. 2024, Pos. 594) angehören, können ein gemeinsames Dokument über das interne Meldeverfahren ausarbeiten.
Wichtig ist jedoch, dass sie entgegengenommen Meldungen über Rechtsverstöße nicht gemeinsam prüfen können. Jedes Unternehmen muss ein solches Verfahren für sich allein führen.
Wie lange sind die personenbezogenen Daten, die ich im Zusammenhang mit einer Meldung eines Rechtsverstoßes erlangt wurden, zu speichern?
Personenbezogene Daten und andere Informationen in der Dokumentation der internen Meldungen sind für einen Zeitraum von 3 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden, oder nach Beendigung der durch diese Maßnahmen eingeleiteten Verfahren gespeichert werden.
Zahlreiche Fragen an unsere Experten bestätigen, dass der Hinweisgeberschutz sowohl in der Phase seiner Umsetzung als auch in der Anwendung viele Zweifel aufwirft. Die Verlegenheit der Unternehmen ist gerechtfertigt – die Liste der Pflichten im Zusammenhang mit der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in einem Unternehmen ist lang und kompliziert, und im neuen Jahr sollte mit Compliance-Inspektionen gerechnet werden. Bei diesem komplizierten Prozess lohnt es sich, die umfassende Unterstützung von RSM Poland in Anspruch zu nehmen.
