DAC7: Meldung von Informationen über Verkäufer und Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Was sind Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten und für wen gelten sie?
• Bis wann müssen Plattformbetreiber ihren Sorgfaltspflichten nach DAC7 nachkommen?
• Wird die Erfüllung der Sorgfaltspflichten durch Finanzbehörden überprüft?

Bei der Umsetzung der DAC7-Richtlinie in die polnische Rechtsordnung führte der Gesetzgeber die Pflicht ein, den Finanzbehörden Informationen über die Verkäufer zu melden, die relevante Tätigkeiten über Plattformen ausüben, sowie die sog. Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten. Welche Rechtsträger (und wie) sollten dafür sorgen, dass diese Verfahren durchgeführt werden.

Worum geht es bei den durch DAC7 eingeführten Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten?

Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten beruhen auf der Erhebung von Verkäuferdaten, ihrer Überprüfung, der Bestimmung der Ansässigkeit des Verkäufers und Speicherung von Unterlagen. 

Mit den Überprüfungstätigkeiten soll in erster Linie festgestellt werden, ob der Verkäufer meldepflichtig ist oder nicht. Zur Bestimmung des Status des freigestellten Verkäufers können öffentlich zugängliche Informationen bzw. Bestätigungen des Verkäufers (bei staatlichen oder börsennotierten Rechtsträgern) oder verfügbare Aufzeichnungen (bei Verkäufern, deren Status je nach der Anzahl und dem Wert der getätigten Transaktionen bestimmt wird) verwendet werden.

Das Gesetz zur Umsetzung der DAC7-Richtlinie in die polnische Rechtsordnung verpflichtet die Plattformbetreiber grundsätzlich nicht, bei der Erhebung von Daten zur Identifizierung des meldepflichtigen Verkäufers eine bestimmte Informationsquelle zu nutzen. Ein meldender Plattformbetreiber kann jede Schnittstellensoftware verwenden, die von dem teilnehmenden Mitgliedstaat oder der Europäischen Union kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Dabei kann es sich u.a. um ein für den Verkäufer geeignetes Unternehmerregister (in Polen z. B. KRS oder CEIDG), MIAS oder die sog. Weiße Liste der Umsatzsteuerpflichtigen handeln.

Was die Regeln für die Bestimmung der Ansässigkeit eines Verkäufers betrifft, der auf einer digitalen Plattform tätig ist, so gilt er als:

• in dem teilnehmenden Mitgliedstaat ansässig, in dem seine Ansässigkeit durch einen von einem teilnehmenden Mitgliedstaat oder der EU bereitgestellten elektronischen Identifizierungsdienst zur Bestätigung der Identität und der Ansässigkeit des Verkäufers bestätigt wurde,
• in dem teilnehmenden Mitgliedstaat ansässig, in dem er seine Hauptanschrift hat, sowie 
• in dem teilnehmenden Mitgliedstaat ansässig, der ihm seine Steueridentifikationsnummer ausgestellt wurde (anders als teilnehmender Mitgliedstaat, in dem der Verkäufer seine Hauptanschrift hat) und
• in dem teilnehmenden Mitgliedstaat ansässig, in dem er seine Betriebsstätte hat (sofern der Verkäufer die Informationen über die bestehende Betriebsstätte übermittelt hat). 

Es ist auch zu beachten, dass der meldende Plattformbetreiber verpflichtet ist, die Unterlagen, die zum Zwecke der Durchführung von Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhoben wurden, für einen Zeitraum von 5 Jahren aufzubewahren (gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Frist für die Bereitstellung von Informationen über Verkäufer abgelaufen ist).

Wie sollte ein Plattformbetreiber seiner Pflicht zur Durchführung der Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten nachkommen?

Nach den Vorschriften zur Umsetzung von DAC7 ist der meldende Plattformbetreiber verpflichtet, die Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten gegenüber den sog. aktiven Verkäufern umzusetzen, d.h. denjenigen Verkäufern; 

• denen in Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform eine Vergütung zusteht, oder 
• die eine relevante Tätigkeit über die Plattform erbracht haben (im Sinne der Vorschriften gilt als relevante Tätigkeit u.a. Verkauf von Waren, Vermietung von unbeweglichem Vermögen und Verkehrsmitteln oder entgeltliche Dienstleistung). 

Zu diesem Zweck sammelt der Plattformbetreiber die erforderlichen Unterlagen und überprüft die darin enthaltenen Informationen.

Plattformbetreiber sind grundsätzlich von der Pflicht befreit, folgende Informationen über Verkäufer, die natürliche Personen oder Rechtsträger sind, zu erheben:

• Anschrift, 
• E-Mail-Adresse, 
• Steueridentifikationsnummer. 
• Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, 
• Geburtsdatum (bei natürlichen Personen), 
• Handelsregisternummer bzw. Gewerberegisternummer (bei Rechtsträgern),
• ausländische Betriebsstätte (bei Rechtsträgern), 

sofern die Identität und die Ansässigkeit des jeweiligen Verkäufers durch einen von einem teilnehmenden Mitgliedstaat oder der EU bereitgestellten elektronischen Identifizierungsdienst bestätigt werden.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass der meldende Plattformbetreiber nicht verpflichtet ist, diese Informationen in der den Finanzbehörden vorgelegten Mitteilung über Verkäufer bereitzustellen.

Bei der Durchführung von Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten erlauben die Vorschriften die Inanspruchnahme der Dienste eines externen Dienstleisters. Es ist jedoch zu beachten, dass dies den Plattformbetreiber im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Pflichterfüllung nicht von der Haftung befreit.

Das gleiche gilt für den Fall, wenn ein anderer Plattformbetreiber die Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten für den meldenden Plattformbetreiber in Bezug auf dieselbe Plattform durchführt. Der andere Plattformbetreiber ist dann verpflichtet, die Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten durchzuführen, was jedoch die Haftung des meldenden Plattformbetreibers für eine nicht ordnungsgemäße Erfüllung dieser Pflichten durch den anderen Plattformbetreiber nicht ausschließt.

Wie können Plattformbetreiber aus Drittländern der Sorgfaltspflicht nach DAC7 nachkommen?

Diejenigen Plattformbetreiber aus Drittländern, die Voraussetzungen erfüllen, sie gleichzeitig in Polen und einem anderen EU-Mitgliedstaat als meldende Plattformbetreiber anzusehen, können selbst wählen, in welchem Mitgliedstaat sie ihren Melde- und Sorgfaltspflichten nachkommen werden.

Um den Staat anzugeben, in dem die Meldepflichten erfüllt werden, müssen sich diese Betreiber entweder einmalig registrieren lassen (wenn Polen als Staat ausgewählt wird, in dem der Rechtsträger der meldende Betreiber sein wird) oder den Leiter der Landesfinanzverwaltung über ihre Absicht informieren (wenn sie einen anderen Mitgliedstaat als Polen wählen). 

Fristen für Durchführung der Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten?

Ein Plattformbetreiber ist verpflichtet, die Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten bis zum 31. Dezember jedes Meldezeitraums durchzuführen.

Daher müssen Plattformbetreiber erstmals diese Aufgabe bis zum 31. Dezember 2024 erledigen. Waren jedoch die Verkäufer zu dem Zeitpunkt, zu dem ein Rechtsträger zum meldenden Plattformbetreiber wurde, bereits auf der Plattform registriert, dann müssen die Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten bis zum 31. Dezember des zweiten Meldezeitraums abgeschlossen sein.

Manchmal braucht der Plattformbetreiber die Informationen über Verkäufer nicht zu erheben, denn er kann sich auf die im Zusammenhang mit früheren Meldezeiträumen durchgeführten Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten stützen. Er kann diese Möglichkeit in Anspruch nehmen, sofern:

• die genutzten Informationen in den letzten 36 Monaten entweder erhoben und überprüft oder bestätigt wurden und
• der Plattformbetreiber keinen Grund zu der Annahme hat, dass diese Informationen unglaubwürdig oder unzutreffend sind (oder wurden).

Es lohnt sich, sich auf die Prüfung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten durch die polnischen Finanzbehörden vorzubereiten

Um die Richtigkeit der Vorgehensweise des meldenden Plattformbetreibers zu überprüfen, sieht der polnische Gesetzgeber (sowohl im Hinblick auf die Anwendung von Verfahren zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten als auch auf die Meldepflichten der Plattformbetreiber) die Möglichkeit vor, eine Prüfung durch den Leiter der Landesfinanzverwaltung durchzuführen.

In Fällen, in denen es nicht erforderlich ist, Prüfungen durchzuführen, ist der Plattformbetreiber jedoch verpflichtet, gegenüber dem Leiter der Landesfinanzverwaltung die erforderlichen Erklärungen zu den Mängeln oder Unregelmäßigkeiten abzugeben.

Grundsätzlich gelten dabei die Bestimmungen der Abgabenordnung über Steuerverfahren und Außenprüfung.