DAC7: Methoden zur Meldung von Informationen über Verkäufer und Registrierung des Plattformbetreibers

In diesem Beitrag beantworten wir folgende Fragen:

• Werden die von den polnischen Finanzbehörden geforderten Informationen von dem Plattformbetreiber auf einem bestimmten Formular bereitgestellt? 
• Welche Informationen werden in die Meldung aufgenommen, die in Form eines Formulars eingereicht wird?
• Wer kann das Formular für den Plattformbetreiber unterzeichnen?

Mit dem kommenden Ende des zweiten Meldezeitraums naht die Frist für Plattformbetreiber, ihren ersten durch die DAC7-Richtlinie auferlegten Pflichten zur Meldung von Informationen über Verkäufer nachzukommen. Leider ist aber noch wenig darüber bekannt, wie diese Meldung in der Praxis aussehen soll. Werfen wir also einen Blick darauf, was wir aktuell über die Erfüllung der Meldepflichten durch Plattformbetreiber wissen. Was sagt dazu das Gesetz über den Austausch von Steuerinformationen mit anderen Staaten und welche Informationen stellte das Finanzministerium den Steuerpflichtigen zur Verfügung? 

Meldepflichtige Informationen nach den Vorschriften zur Umsetzung der DAC7-Richtlinie

Wir möchten Sie daran erinnern, dass ein Plattformbetreiber verpflichtet ist, (bis zum Ende des Folgemonats nach Ende eines bestimmten Meldezeitraums*) dem Leiter der Landesfinanzverwaltung folgende Informationen bereitzustellen:

• Daten zur Identifizierung des meldenden Plattformbetreibers,
• Informationen über den freigestellten Plattformbetreiber (d.h. Informationen darüber, dass das von ihm konzipierte Geschäftsmodell keine meldepflichtigen Verkäufer umfasst),
• Daten zur Identifizierung des meldepflichtigen Verkäufers, der eine natürliche Person oder ein Rechtsträger ist,
• Informationen über meldepflichtige Verkäufer – mit Ausnahme von Verkäufern, die eine relevante Tätigkeit durch Überlassung von unbeweglichem Vermögen erbringen,
• Informationen über Verkäufer, die eine relevante Tätigkeit durch Überlassung von unbeweglichem Vermögen erbringen – separat für jede inserierte Immobilieneinheit,
• Daten, die die Identifizierung des elektronischen Identifizierungsdienstes ermöglichen – falls dieser Dienst genutzt wird, um die Befreiung von der Pflicht zur Erhebung von Informationen über aktive Verkäufer im Bereich der Identifikationsdaten (mit Ausnahme des Vor- und Nachnamens) in Anspruch zu nehmen. 

* Der Meldezeitraum läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres. Der erste Meldezeitraum gilt für das Jahr 2023, der zweite für das Jahr 2024. Sowohl der erste (2023) als auch der zweite (2024) Meldezeitraum wird in der bis zum 31. Januar 2025 übermittelten Mitteilung ausgewiesen, was auf die spätere Umsetzung der EU-Vorschriften und die Rückwirkung der polnischen Vorschriften zurückzuführen ist.

Registrierung des meldenden Plattformbetreibers

Ein Plattformbetreiber, der nicht in einem Mitgliedstaat steuerlich ansässig ist, d.h. ein Plattformbetreiber aus einem Drittland, der die Voraussetzungen erfüllt, ihn gleichzeitig in Polen und einem anderen Mitgliedstaat als meldenden Plattformbetreiber zu betrachten, kann Polen als einen Staat wählen, in dem er die Meldepflichten des meldenden Plattformbetreibers erfüllen wird. Bei der Auswahl eines anderen Mitgliedstaats ist der Rechtsträger verpflichtet, den Leiter der Landesfinanzverwaltung darüber zu informieren, indem er ein Registrierungsformular einreicht. 

Sowohl im Falle der einmaligen Registrierung als auch bei der Abgabe einer Mitteilung über die Auswahl eines anderen Mitgliedstaats als Polen ist der Rechtsträger, der der Meldepflicht nach DAC7 und dem Gesetz über den Austausch von Steuerinformationen mit anderen Staaten unterliegt, verpflichtet, das Registrierungsformular spätestens am Tag der Aufnahme der Tätigkeit als Plattformbetreiber auszufüllen. 

Dagegen hat ein Plattformbetreiber, der nicht in einem Mitgliedstaat steuerlich ansässig ist und die Voraussetzungen erfüllt, ihn gleichzeitig in Polen und einem anderen Mitgliedstaat als meldenden EU-Plattformbetreiber zu betrachten, den Leiter der Landesfinanzverwaltung über die Auswahl eines anderen Mitgliedstaats bis zum 31. Januar des Folgejahres nach dem Ende des Meldezeitraums, in dem er eine der Voraussetzungen erfüllt hat, ihn als meldenden EU-Plattformbetreiber zu betrachten, zu informieren.

Das Registrierungsformular enthält Informationen über den meldenden Plattformbetreiber und den Bevollmächtigten, der berechtigt ist, die Mitteilung über Verkäufer und die Berichtigungen des Registrierungsformulars zu unterzeichnen. 

Innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des ordnungsgemäß ausgefüllten Registrierungsformulars erteilt der Leiter der Landesfinanzverwaltung dem Plattformbetreiber eine individuelle Identifikationsnummer für Meldezwecke.

Wie stellt der Plattformbetreiber dem Leiter der Landesfinanzverwaltung Informationen über Verkäufer zur Verfügung?

Bis zum 1. Juli 2025 soll eine Verordnung erlassen werden, die die Methoden zur Übermittlung von Informationen über Verkäufer im Wege elektronischer Kommunikation in einer Form festlegt, die die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Nichtabstreitbarkeit der in den Informationen über Verkäufer enthaltenen Daten gewährleistet und der Notwendigkeit Rechnung trägt, diese Meldung vor unbefugtem Zugriff zu schützen. 

Bis zum Inkrafttreten dieser Lösung gilt für die Methoden zur Meldung von Informationen über Verkäufer die Verordnung über die Methoden zur Bereitstellung von Aufzeichnungen für Steuerzwecke im Wege der elektronischen Kommunikation und über die technischen Anforderungen an IT-Datenträger, auf denen diese Aufzeichnungen erfasst und bereitgestellt werden können.

Das Finanzministerium veröffentlichte auf seiner Website die Vorlagen für elektronische Dokumente für die Einreichung eines Registrierungsformulars (DPI-FR(1)) und für die Bereitstellung von Informationen über Verkäufer (DPI-IS(1)), die in Form von XML-Dateien gemäß XSD-Schema gesendet werden. Um den Versand dieser Dateien zu ermöglichen, hat die Finanzverwaltung am 1. Juli 2024 eine Produktionsumgebung für Plattformbetreiber eingeführt. 

Die Dateien werden über das SAF-T-Gateway gesendet, das die Überprüfung ihrer Richtigkeit ermöglicht.

Wie das Finanzministerium in Beantwortung von Fragen der RSM Poland mitgeteilt hat, soll vor Ablauf der Frist für die Bereitstellung von Informationen über Verkäufer (d. h. vor dem 31. Januar 2025) der Dateiersteller DPI-FR(1) und DPI-IS(1) sowie ein Tool zur Verfügung gestellt werden, mit dem Plattformbetreiber die Dateien ohne Verwendung der API an den Leiter der Landesfinanzverwaltung senden können. 

Es wird auch ein technisches Handbuch zur Berichtigung, Vervollständigung und Löschung von Informationen über Verkäufer verfügbar sein.

Nach Angaben des Finanzministeriums werden die Tools, die die Plattformbetreiber unterstützen, das Versenden von Dateien bis zu 100 MB ermöglichen.

Wer ist berechtigt, das Formular für den Plattformbetreiber zu unterzeichnen?

Das Registrierungsformular kann von einem vertretungsberechtigten Organ des Plattformbetreibers unterzeichnet werden. Es kann jedoch nicht von einem Bevollmächtigten unterzeichnet werden (eine Ausnahme ist hier die Vollmacht zur Unterzeichnung der im Wege der elektronischen Kommunikation eingereichten Steuererklärungen auf der Grundlage der Bestimmungen der Abgabenordnung über die Unterzeichnung der Steuererklärungen durch einen Bevollmächtigten).  

Im Registrierungsformular kann der Plattformbetreiber erklären, dass er den Bevollmächtigten zur Unterzeichnung der Mitteilung über Verkäufer und der Berichtigungen des Registrierungsformulars bevollmächtigt. 

Aufgrund der komplizierten Meldeverfahren, eines breiten Umfangs der meldepflichtigen Informationen (die bis zu 2 Meldezeiträume umfassen werden) und der bevorstehenden Frist zur Erfüllung der Meldepflichten (31. Januar 2025) empfehlen wir Ihnen, diesbezüglich einen erfahrenen Steuerberater hinzuzuziehen.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Umsetzung von Verfahren zur Bereitstellung von Informationen über Verkäufer nicht bis zur letzten Minute verschoben werden sollte – insbesondere aufgrund der Tatsache, dass das Jahresende sowohl für  Plattformbetreiber als auch für Verkäufer selbst schwierig sein kann, u.a. aufgrund der Vielzahl von steuerlichen Pflichten, die zu diesem Zeitpunkt in anderen Bereichen erfüllt werden müssen und sich z.B. aus der Änderungen der Vorschriften im Bereich der Immobiliensteuer ergeben.